permanence téléphonique

J'envisage cette solution pour mon cabinet, n'ayant pas les moyens d'avoir une secrétaire.
L'un d'entre vous en a-t-il l'expérience?Qu'en pensent les patients?Connaitriez-vous une société à me conseiller?

Oméga

16/01/2005 à 17h43

Je m'en servait beucoup tant que je n'avais pas assez d'activité et que je n'étais pas présent tout le temps au cabinet.
Il faut tout d'abord choisir un secrétariat téléphonique sérieux, pas obligatoirement les moins chers : c'est un service qui doit être de qualité.
Les patients apprécient le fait de pouvoir appeler "tout le temps", mais c'est à double tranchant car cette habitude doit se perdre rapidement quand l'activité augmente.
Je m'en suis servi pendant 6 ans et je n'ai eu que 2 fois des problèmes de type rendez vous en double ou quelque chose dans le genre.
Ils assurent une permanence et peuvent nous joindre sur portable en cas de vrai urgence (rare).

L'inconvénient majeur est en fait que c'est un secrétariat "généraliste", qui ne sait, ne peut et ne doit pas trier les patients.
Ils ne peuvent pas donner un rdv de 15mn entre 2 pour dépanner et patient, ils vont donc lui donner un rdv "loin" même si le patient aurait pu être satisfait plus rapidement.
En fait, d'expérience, beaucoup de patients rappellent quand on est là.

J'aurais donc tendance à dire pas trop cher (110 € par mois), utile mais loin d'être parfait, surtout si on est très présent au cabinet.
Enfin, lorsque l'on a un carnet de rendez vous plein, le fait de relever les rdv le matin (par minitel pour moi) et de marquer les nouveaux le soir prend tout de même 30 bonnes minutes.

Pier

16/01/2005 à 17h59

Salut Vero, pour toi, l'essentiel est que les patients sachent qu'ils peuvent compter sur toi.
Le secrétariait " généraliste" n'est pas un inconvénient.
L'important c'est de bien cadrer avec celui que tu choisiras tes demandes. Tes heures de rendez-vous, le temps de tes rendez-vous etc..
Surtout, ne pas te contacter si une personne est "en urgence" car alors son rôle de filtre ne joue plus.
A l'armée, on disait " il n'y a pas d'urgence, il n'y a que des gens pressées".
Alors dès le départ, ne te laisses pas bouffer.( surtout par les prothèses que tu auras posées aux patients toi-même.)

bill

16/01/2005 à 18h21

Je pense qu'un bon répondeur peut faire l'affaire à moindre frais: tu dis que tu rappelles dans la demi-journée et tu le fais.
L'avantage c'est que tu peux réellemnt interroger toi-même les patients et faire déjà le tri de ce qui est urgent ou pas, tu interroges ton répondeur par exemple à midi et à 18heures et tu peux planifier pour le lendemain si nécessaire.
Et l'avantage, c'est que le jour où tu retravailleras à plein dans ton cabinet parce que tu te seras rendu compte que la mutuelle c'est pas top ;-) et bien tes patients seront habitués à ta façon de fonctionner et te laisseront des messages.
Je travaille avec une assistante, 4 jours, le reste du temps je suis sur répondeur et même parfois pendant la journée quand je ne veux pas que l'assistante soit dérangée.
Et si tu veux être informée des appels en temps réels tu fais un transfert d'appel sur le répondeur que tu laisses chez toi...
Perso je préfère séparer boulot-privé mais chacun voit...
Cordialement.

renseignes toi aupres de SOS medecins dans une ou deux grandes villes de ton coin

en effet ils sous traite souvent le téléphone ( 24h/24 obligent )

c'est comme ca que j'ai trouvé ma société pour des vacances de 6 semaines

Le transfert d'appel éventuellement sur portable, a été pendant longtemps avant que je n'aie une assistante, un moyen très efficace de ne presque pas rater de prise de rendez-vous.

Ca revient nettement moins cher qu'un secrétariat à distance.

Solution valable, si on est en état de répondre pendant l'absence du cabinet, à condition de ne pas oublier de sortir avec son carnet de RV.

je pense comme bill un simple répondeur fera très bien l'affaire.

bill

16/01/2005 à 19h32

Solution valable, si on est en état de répondre pendant l'absence du cabinet, à condition de ne pas oublier de sortir avec son carnet de RV.



Je pense que nous ne sommes pas des médecins alors pourquoi se créer des contraintes qui ne nous concernent pas ?
C'est bien de ne vouloir rater aucun appel mais tous les appels sont-ils importants?
Pensez un peu à votre vie hors boulot en sachant qu'il est difficile de faire marche arrière quand on a donné certaines habitudes à ses patients... et je sais de quoi je parle. ;-)
Cordialement.

Je suis d'accord avec Al,le transfert est très bien .Quand j'ai démarré je ne voulais pas travailler tous les jours ,donc je transférais sur mon portable et j'avais avec moi un pt agenda, puis 6 mois plus tard qd ça tournait j'ai mis le répondeur et les patients st parfaitement habitués.Ils savent que l'assistante écoute en arrivant le matin et que l'on rappelle toujours. Je n'ai jamais eu une seule réflexion et pendant mes vacances je leur laisse des n°pour les urgences!

Merci pour vos réponses à tous.
J'ai déjà fait le transfert sur mon portable bien sûr mais comme les patients tombent sur moi, ils jouent toujours la corde sensible pour me faire aller au cabinet quand je ne travaille pas alors je pensais qu'une permanence téléphonique pourrait être plus neutre.
Le répondeur, je l'utilise aussi mais 2 personnes sur 3 en moyenne ne laissent pas de messages...Je perds peut-être des appels importants du moins c'est que je me dis.J'ai assez souvent des réflexions du genre : je vous ai appelé mais vous n'étiez pas là, les patients ont l'air de penser qu'on devrait répondre 24h/24 à leurs appels!!
Qu'en pensez-vous?

Algi

17/01/2005 à 10h45

Si t'as vraiment peur de rater un patient: repondeur et n° de portable ou transfert d'appel... le secretariat tel j'ai essayé sur une semaine et laissé tomber au bout de 3 jours....

Comme je l'ai déjà dis dans d'autres post, je ne travaille que 3j à 3j1/2 par semaine et mon assistante est à mi temps ( et pour cause ) donc le mercredi et le vendredi, trasfert sur portable ( le mien ou le sien s'est selon ) et agenda sur palm. Pour le filtrage des appels c'est trés simple soit je suis bien luné et je réponds soit je laisse sonner et je consulte ensuite la boite vocale pour un rappel immédiat ou différé si nécéssaire . Je fais celà depuis plusieurs années et les patients sont bien habitués . Pour ceux qui ne laissent pas de méssage, si leur numéro n'est pas masqué, je les rappelle , en général ils sont agréablement surpris. Cordialement.

Algi,pourquoi as-tu laissé tomber au bout de 3 jours??

patvat

17/01/2005 à 14h37

pourquoi pas tel sur palm ou tu as ton cahier de rv et etre clair pour que lesatients laissent leur tel et de plus tu peux relever leur numero sur ce tel

vérodent a écrit:
> J'ai déjà fait le transfert sur mon portable bien
> sûr mais comme les patients tombent sur moi, ils
> jouent toujours la corde sensible pour me faire
> aller au cabinet quand je ne travaille pas

Il suffit de répondre que tu es en transfert d'appel, et non présente physiquement au cabinet, pour zapper le problème.

C'est ce que j'ai fait systématiquement, et jamais eu de problème.

Algi

17/01/2005 à 15h55

Pourquoi j'ai laissé tomber au bout de 3 jours: répondre à un patient qui veut un RDV c'est pas simple: faut savoir ce qu'il a, si c'est urgent ou pas et souvent il faut donner des conseils et donc le secretariat à distance ça y fait pas... d'autre part les patients, entendant une voix "autre" raccrochaient, pensant avoir fait un faux n°... bref soit je consulte mon repondeurt soit je suis présent au cab (moi ou l'assistante) et on répond en directb et ça a marché comme ça pendant 11 ans (j'ai assistante en contrat de qualif que depuis septembre).

Algi !!

la permanence téléphonique doit répondre en principe selon la phrase d'accueil prévue " bonjour , ici le cabinet du docteur TRUC"

Utilisateur de ce service depuis 7 ans j'en suis satisfait pour plusieurs raisons:

1/ il s'adapte parfaitement à mon activité ( journées off)et assure une permanence du 8h00 à 20h00. Cela te permet de t'absenter dès que tu le veux sans craindre de perdre un appel
2/ il te permet de saisir et de consulter ton planning par Internet avec un mot de passe d'ou que tu sois. (Tu dois auparavant définir les créneaux de consultation)
3/ le message d'accueil est personnalisé
4/ le cout est modéré, de 80 à 100 Euros jusqu'à 100 messages ou rdv.

En attendant de recruter une assistante, c'est selon moi une bonne solution de compromis.

Une bonne adresse sur Aix en Provence:
CAPA au 04.42.93.69.89

Bonjour,

Je souhaiterais connaître d'autres exemples d'utilisation de secrétariat téléphonique à temps plein .

Après 4 ans de service lors des vacances et des jours de fermeture je suis passé depuis un an en basculement permanent 9h-12h / 14h-20h , 4 1/2 jours par semaine.

Je ne connecte la ligne " pages jaunes" que lors de ma présence au cabinet et reste joignable sur la ligne" liste rouge " sur laquelle la secrétaire
peut me passer une communication (filtrage) .
Les correspondants passent ainsi en direct sans encombrer le secrétariat et le carnet de RV se remplit sans me déranger .
Mon principal problème est l'engorgement du système puisque qu'après avoir débuté seul avec quelques clients , le standard à maintenant 25 cabinets pour un effectif de 3 secrétaires .

Les autres clients sont essentiellement des médecins spécialistes et généralistes aussi je ne peux pas comparer mon mode de fonctionnement : grille + fax + 2 lignes téléphoniques .

Si vous utilisez également un secrétariat à temps plein pour une activité temps plein merci de me faire part de vos expériences .

Bon courage à tous .

algi salut ..comment sont des rapports avec ta nouvelle assistante ..diplomée ou pas ? à bientôt ...je viendrais te voir comme promis ..bye

J'ai recontré il ya quelques jours une personne de PME Services pour du télésecrétariat.

Elle m'a fait une impression sérieuse - tarifs honnetes.

site web : www.pme-services.fr
Mme atika ARROD au 01 47 21 74 81 ou 06 64 37 15 08

bill

16/03/2005 à 17h36

Bis repetita ! ZAAAPPPPPPPPPPPPPPPP!!!

jeff

16/03/2005 à 23h35

NON
Surtout pas Mme atika ! une catastrophe. A fuir, c'est pire que la peste et le choléra qui copulent dans votre agendas. 5 patients à la même heure, puis personne pendant 2 heures : infernal.




Comment ça, j'invente ?

Bien sur qu'il ne faut pas croire tout ce que l'on dit sur internet, pierre92.