pour une meilleure organisation

Bonjour,
je travaille pour 2 praticiens, 36 heures sur 4 jours, accueil, réglements, rendez-vous, téléphone, gestion des stocks, sté, préparation des fauteuils, un peu de travail à 4 mains... Et il y a des jours où je ne touche plus terre, une impression permanente de courir après le temps.
Comment faites-vous quand le téléphone sonne, que 2 patients vous attendent pour le réglement des soins et que bien sûr les 2 fauteuils doivent être prêts pour les patients suivants ?
Si je montre des signes de stress, l'un des prat me dit que je suis mal organisée... Auriez-vous des indications à me donner pour une meilleure organisation ?
Ils envisagent de fixer des heures pour les sté : une en arrivant, une à 12h, une à 16h, ils ne se rendent pas compte que mon boulot dépend d'un tas d'aléas, d'une quantité de choses dont je ne suis pas maître. Comment démarrer impérativement une sté à 12h alors que le téléphone n'a pas arrêté de sonner, que des patients sont venus pour que je leur explique leur remboursement mutuelle, que mes prat m'ont appelé plusieurs fois au fauteuil ???
Comment ça se passe dans votre cabinet ? Avez-vous des astuces à partager ?
Merci de votre aide.

framboisine

14/05/2010 à 10h56

madie écrivait:
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> Comment ça se passe dans votre cabinet ? Avez-vous des astuces à partager ?

Je pousse super fort dans le cerveau, on dirait une huitre hyper fermée,
je déroule sur plusieurs heures, je m'énerve sur le chef, je réponds quoi, mais par contre, je suis super polie avec tous les patients.

je prends la priorité : le fauteuil, le téléphone, le patient qui est sur place passe en dernier car tu l'as en face de toi et donc, tu peux lui parler.

pour la sté, tu dois rester indépendante dans ton déroulement aussi, c'et simpossible de faire ça à heure fixe avec 2 prat.

tu dois leur dire de te faire confiance et de t'aider, tu expliques que tu bosses pour eux, pas contre eux mais que si tu ne viens pas ou que tu ne réponds pas au tel, c'ets vraiment parce que tu ne le peux pas.
et donc, s'ils peuvent, de leur côté soit répondre, soit nettoyer le fauteuil juste une ou 2 fois, juste quand vraiment tu ne peux pas, ça ne veut pas dire que tu n'es pas performante mais que tu as besoin d'eux, pour eux.

framboisine

14/05/2010 à 11h00

Ou alors tu demandes uen aide dentaire à temps partiel qui peut te faire la sté, le tel et les papiers, règlements bla bla bla.

framboisine écrivait:
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>
> je prends la priorité : le fauteuil, le téléphone, le patient qui est sur place
> passe en dernier car tu l'as en face de toi et donc, tu peux lui parler.


Bon ça va, c'est ce que je fais déjà, j'explique au patient que je dois préparer le fauteuil, parfois il y en a qui ronchonnent... Ils y en a même qui partent sans régler car j'étais dans l'autre cabinet et je ne les entends pas sortir et quand je les rappelle, ils me disent "ah mais vous n'étiez pas au secrétariat..." du con, va ! J'ai déjà demandé aux prat de dire aux patients d'attendre, mais ils n'y pensent pas souvent...

Franck LE BOURHIS

14/05/2010 à 11h43

madie écrivait:
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> Bonjour,
> je travaille pour 2 praticiens, 36 heures sur 4 jours, accueil, réglements,
> rendez-vous, téléphone, gestion des stocks, sté, préparation des fauteuils, un
> peu de travail à 4 mains... Et il y a des jours où je ne touche plus terre,...etc

il me semble que ce que tu décris est ce qui doit arriver en étant seule pour 2 praticiens.
Et encore, j(espère pour toi qu'ils ne sont pas aussi pointilleux que moi qui bosse sur 2 fauteuils et qui veut que la déconta soit faite sur chaque fauteuil qui a servi (spray partout, nettoyage des micromoteurs du siège, des surfaces et rinçage des tuyaux d'aspi (heureusement automatique sur mes fauteuils!).
Et en plus, on emballe tout (et on trace, mais ça, ça ne prend que 5mn, c'est pas le pire!).
Elles sont 2 à m'assister pour ça sur 1,5 temps complet (environ 47h) et lorsqu'une des 2 manque, c'est la folie!
Dans ce cas, on met le secrétariat téléphonique à distance, directement connecté sur l'agenda d'un des ordis du cabinet.
Une solution d'agenda à distance couplé au logiciel de gestion est maintenant possible, je vais l'essayer pour + de souplesse.
Je vais sûrement passer au jetable systématique pour le plateau de base (miroir sonde spatule précelle canule aspi de chez CARMA) pour alléger la sté.
Compte tenu de ton cas, tu pourrais déjà suggérer:
- secrétariat téléphonique à distance pendant la sté et les chir à 4 mains
- plateaux jetables
tu devrais pouvoir gagner un peu de temps avec ça.
Et aussi, si les patients qui te sollicitent posent toujours les mêmes questions anticiper les réponses en leur donnant une feuille-réponses à la délivrance du devis, après une chir, après une endo...etc.

LA solution miracle n'existe pas, mais des petites solutions additionnées facilitent quand même la vie :o)

Franck LE BOURHIS, chirdent

framboisine écrivait:
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>
> pour la sté, tu dois rester indépendante dans ton déroulement aussi, c'et
> simpossible de faire ça à heure fixe avec 2 prat.

Je leur ai suggéré que c'était infaisable, l'un est d'accord pour me laisser gérer (d'ailleurs ils ne manquent jamais d'instruments, c'est juste parfois à la dernière minute que je remplis leurs tiroirs), l'autre aime diriger et donc souhaite vraiment instaurer des horaires.

> tu dois leur dire de te faire confiance et de t'aider, tu expliques que tu
> bosses pour eux, pas contre eux mais que si tu ne viens pas ou que tu ne réponds
> pas au tel, c'ets vraiment parce que tu ne le peux pas.
> et donc, s'ils peuvent, de leur côté soit répondre, soit nettoyer le fauteuil
> juste une ou 2 fois, juste quand vraiment tu ne peux pas, ça ne veut pas dire
> que tu n'es pas performante mais que tu as besoin d'eux, pour eux.

Merci, je crois que je vais reprendre ton discours lors de notre prochaine réunion (enfin si tu ne demandes pas de drois d'auteur !!!!!)

framboisine

14/05/2010 à 12h09

madie écrivait:
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> Ils y en a même qui partent
> sans régler car j'étais dans l'autre cabinet et je ne les entends pas sortir et
> quand je les rappelle, ils me disent "ah mais vous n'étiez pas au
> secrétariat..."

Les nouveaux et les grognons, tu les remets direct au chaud dans la salle d'attente, comme ça, paf, ils savent qu'il faut attendre.
(c'est le subconscient qui fait ça :))

ensuite, tu les prends rien qu'eux, juste eux et tu ne vois qu'eux et tu les aimes de folie :)
et la prochaine fois, ils t'attendront super grave.
sans raler.

framboisine

14/05/2010 à 12h22

Dans un cab de groupe, le mieux, c'et sde choisir un chef référent.
Même si on fait des réunions ou plus, même si tout le monde a son mot à dire et tout,
répondre oui chef à 2 chefs, ça tue.
c'et simpossible.
surtout quand les demandes vont à contre sens.
Ingérable.
avec un seul référent, les demandes sont regroupées, c'ets bien de choisir celui qui a une logique qui te ressemble.

Du coup, t'as un vrai coup de main pour t'améliorer au lieu d'avoir des freins dans ce que tu fais déjà bien tourner.
tu comprends ce que je veux dire ouais?
(des fois, on comprend rien)
bon, j'y vais là.
salut.

rockblues

14/05/2010 à 14h02

madie écrivait:
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> Et il y a des jours où je ne touche plus terre, une
> impression permanente de courir après le temps.
> Comment faites-vous quand le téléphone sonne, que 2 patients vous attendent pour
> le réglement des soins et que bien sûr les 2 fauteuils doivent être prêts pour
> les patients suivants ?


Fais gaffe:

http://www.eugenol.com/sujets/221950-tiens-demain-chuis-presque-viree?page=1

> Si je montre des signes de stress, l'un des prat me dit que je suis mal
> organisée... Auriez-vous des indications à me donner pour une meilleure
> organisation ?



Yes.
Change de cabinet, ya urgence (vraiment, vraiment urgence).
Le Prat qui te pense mal organisée est un crétin (désolée, Framb, je fais encore dans le raccourci).
Lis le post que je t'ai donné jusqu'au bout, tu y verras des avis de praticiens qui pensent qu'une telle façon de fonctionner est tout simplement impossible.

madie écrivait:
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> Bonjour,
> je travaille pour 2 praticiens, 36 heures sur 4 jours, accueil, réglements,
> rendez-vous, téléphone, gestion des stocks, sté, préparation des fauteuils, un
> peu de travail à 4 mains... Et il y a des jours où je ne touche plus terre, une
> impression permanente de courir après le temps.
> Comment faites-vous quand le téléphone sonne, que 2 patients vous attendent pour
> le réglement des soins et que bien sûr les 2 fauteuils doivent être prêts pour
> les patients suivants ?
> Si je montre des signes de stress, l'un des prat me dit que je suis mal
> organisée... Auriez-vous des indications à me donner pour une meilleure
> organisation ?
> Ils envisagent de fixer des heures pour les sté : une en arrivant, une à 12h,
> une à 16h, ils ne se rendent pas compte que mon boulot dépend d'un tas d'aléas,
> d'une quantité de choses dont je ne suis pas maître. Comment démarrer
> impérativement une sté à 12h alors que le téléphone n'a pas arrêté de sonner,
> que des patients sont venus pour que je leur explique leur remboursement
> mutuelle, que mes prat m'ont appelé plusieurs fois au fauteuil ???
> Comment ça se passe dans votre cabinet ? Avez-vous des astuces à partager ?
> Merci de votre aide.

Mets toi en maladie 15jours pour surmenage.
Il apprcierons ton retour

rockblues écrivait:
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> Change de cabinet, ya urgence (vraiment, vraiment urgence).
> Le Prat qui te pense mal organisée est un crétin (désolée, Framb, je fais encore
> dans le raccourci).
> Lis le post que je t'ai donné jusqu'au bout, tu y verras des avis de praticiens
> qui pensent qu'une telle façon de fonctionner est tout simplement impossible.

J'ai lu ton post jusqu'au bout et ça m'a fait froid dans le dos... Effectivement parfois j'ai l'impression d'être à l'usine, effectivement il m'est arrivé de retourner au cab parce que j'avais oublié de mettre le colis prothèse dans la boîte aux lettres, effectivement j'ai déjà oublié qu'un patient m'attendait au secrétariat...
Mais je n'ai pas envie de quitter ce cabinet, je m'entends très bien avec un des prat, j'aime la confiance qu'il m'accorde, j'aime la reconnaissance des patients qui me connaissent depuis 6 ans...
En fait je pensais avoir des conseils pour pouvoir mieux m'organiser mais je me rends compte que ça n'est pas une question d'organisation, c'est juste qu'il est impossible de faire tant de choses et de conserver une qualité de travail, or pour moi, la qualité est essentielle.
J'ai réussi à me laisser influencer par le prat II (avec lequel je m'entends beaucoup moins bien), à force de l'entendre dire qu'il connaît un cabinet qui fonctionne comme le nôtre et que l'AD s'en sort très bien, j'ai fini par douter de mes compétences.
Il va falloir que je prenne mon courage à deux mains pour lui répondre la prochaine fois.
Finalement, même si je ne m'attendais pas à ce genre de réponses, ça me permet de faire le point, alors merci.

ptitbreiz écrivait:
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> Mets toi en maladie 15jours pour surmenage.
> Il apprcierons ton retour

Malheureusement ou heureusement, il y a encore dans le monde des AD des personnes qui ont une conscience professionnelle... Si, si, je te jure, ça existe !

rockblues

14/05/2010 à 18h36

> ptitbreiz écrivait:
> -------------------
>
> > Mets toi en maladie 15jours pour surmenage.
> > Il apprcierons ton retour




Ce n'est pas à la CPAM de payer l'absurdité d'une telle situation.
Madie, ta conclusion à ce sujet t'honore.
Le reste aussi, d'ailleurs.
(Punaise, les gonzs, on a une AD qui sait écrire et s'exprimer, qui ne vient pas pour pleurer, ça faisait longtemps!!!!)

framboisine

14/05/2010 à 23h15

T'as raison, je vais chercher le rhum :))

bill

15/05/2010 à 01h24

rockblues écrivait:
-------------------
>

> (Punaise, les gonzs, on a une AD qui sait écrire et s'exprimer, qui ne vient pas
> pour pleurer, qui ne picole pas, ça faisait longtemps!!!!)



Rhhooo, comme ça balance chez les AD...
Ca va Lucette ??? :-)

rockblues écrivait:
-------------------
>
> > ptitbreiz écrivait:
> > -------------------

> (Punaise, les gonzs, on a une AD qui sait écrire et s'exprimer, qui ne vient pas
> pour pleurer, ça faisait longtemps!!!!)

(Avec un peu de bol, on aura peut être bientôt aussi des CD qui savent écrire et s'exprimer et qui ne viennent pas pour pleurer, ça changerait !!!)
:o)

framboisine

15/05/2010 à 09h05

naubru340 écrivait:
-------------------
> qui ne viennent pas pour pleurer, ça changerait !!!)
> :o)

Ben t'es pas en train de pleurer là?
(ohooooo, je sors)
j'arrête, c'ets d'accord.

Bonjour
Je te donne quelques conseils pour gérer ta situation en améliorant peut etre tes conditions de travail.
Je suis un praticien qui travaille pas loin de 50H par semaine
et j'ai plusieurs assistantes qui travaillent l'équivalent de 80H par semaine.J'ai deux salles de soins ,donc on passe d'une salle à l'autre toute la journée et malgré tout c'est toujours un peu la course;mon système de soins n'est sans doute pas idéal mais dans ton cas une assistante pour deux praticiens c'est mission impossible;
Tu peux suggérer à tes patrons l'embauche d'une deuxième assistante ou d'une aide dentaire,mais cela n'est peut etre pas dans leur plan;ces suggestions doivent etre faites avec diplomatie pour ne heurter personne...
Malgré tout tu peux suggérer pour le téléphone qui est une source de stress et de perte de temps et difficile à gérer pour toi toute seule et 2 praticien ,l'utilisation du répondeur avec messages enregistré et réponse du patient enregistrable.Et cela ne coute rien ;c'est simplement une autre manière de procéder.Nous le faisons depuis 10 ans et après quelques inquiètudes cela marche très bien les patients s'y font et ceux qui ralent tant pis,tous les cabinets sont surchargés!
Je te donne l'exemple de notre message:bonjour vous etes sur le répondeur téléphonique des Docteurs untel et untel les soins en court ne nous permettent pas de répondre immédiatement mais laissez nous votre message en indiquant votre nom téléphone et motif de votre visite et nous vous répondrons dès que possible.
Le bilan de notre méthode: les patients à part quelques exceptions(les grincheux!) se font très bien à cette méthode ;les assistantes écoutent les messages quand elles ont un moment disponible ,les patients arrivent meme à décrire leur pathologie et cela m'arrive en connaissant leur bouche ou consultation de leur fiche informatique à pré diagnostiquer et donc voir si c'est urgent ou si cela peut attendre.
C'est une possibilité à mettre en discution avec tes praticiens ;vous pouvez faire un essai sur un mois,c'est ce que j'avais fait .Mettez vous d'accord sur la teneur du message .
Pour l'idéé de mettre des plages horaires fixes dans la journée pour la sté c'est ce que nous faisons et c'est une bonne méthode, si tes praticiens acceptent de ne pas trop te solliciter pendant .C'est difficile mes assistantes ne sont pas toujours en binome il y a des moments ou elles sont seules et cela pose des problèmes.
Je vois que tu es une assistante dentaire qui aime son travail et veut faire au mieux et c'est toujours apprécié par les confrères;je te dis cela sans aucune condescendance .
De toute façon ton métier est stressant mais le notre aussi et le mieux est de réussir un travail en équipe (vaste problème)cela passe de toute façon par le dialogue et la réflexion pour trouver des solutions
Proposes et bon courage!

pointG écrivait:
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> Tu peux suggérer à tes patrons l'embauche d'une deuxième assistante ou d'une
> aide dentaire,mais cela n'est peut etre pas dans leur plan

Suggestion déjà faite à demi-mot, et effectivement c'est loin d'être dans leur plan, mais je les comprends car il y a des jours ou, même seule avec les deux prat, ça tourne plutôt bien. En fait il suffit qu'ils aient des rendez-vous longs et donc moins de patients pour que ça roule. C'est quand les rendez-vous sont courts et qu'on est autour de 15-20 patients par prat par jour que ça coince...

> Malgré tout tu peux suggérer pour le téléphone
> ,l'utilisation du répondeur avec messages enregistré et réponse du patient

Suggéré aussi mais le fameux prat II est contre car il estime que quand le cab est ouvert je dois répondre, sinon il a peur de perdre des patients... Mais j'en reparlerai, effectivement un test sur un mois paraît être un bon compromis, ne serait-ce que 2 h par jour, genre une heure le matin, une heure l'après-midi, surtout si nous décidons d'instaurer des plages horaires fixe pour la sté.

Merci pour tes conseils !

Marc Apap

16/05/2010 à 22h15

Bon, Rockblues a parfaitement résumé la situation : tes employeurs sont des crétins. D'abord, il faut être crétin pour prendre 20 patients par jour. Et être crétin pour, dans ces conditions, vouloir qu'une seule assistante s'occupe de tout.
Ensuite, il faut être crétin pour ne pas vouloir faire soi-même certaines tâches pour décharger l'assistante, comme faire payer les patients quand on voit qu'elle ne peut pas s'en sortir.
Il faut être crétin enfin, pour ne pas voir qu'elle a des problèmes et lui dire qu'elle n'a qu'à mieux se débrouiller.
Aux gros cons les mains pleines, c'est désespérant. Pourquoi y a-t-il encore des patients pour fréquenter ce genre de cabinet ??? (On va encore répondre qu'il y a pénurie de dentiste dans ta région. Je crois qu'il y a surtout pénurie d'intelligence et de réflexion).

Vous etes vraiment parfait Mr Apap.


madie écrivait:
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En fait il suffit qu'ils aient des rendez-vous longs et donc moins de patients pour que ça roule. C'est quand les rendez-vous sont courts et qu'on est autour de 15-20 patients par prat par jour que ça coince...

C'est rigolo je connais qqun comme ça.


C'est dur de se remettre en question et de chambouler une pratique mise en place depuis longtemps. Quand on veut on peut.

La suggestion du Docteur apap sur la nécessité de faire des rendez vous longs est bonne et idéale.En plus c'est très tendance" car conseillé par les cabinets de coaching et publications comme L'Indépendentaire.Mais c'est difficile à mettre en place et effectivement affaire de volonté comme le dit si bien le nommé pulparthrolcavit.
Néanmoins pour le réaliser il faut aussi éduquer les patients à des rendez vous longs,gare aux rdv manqués de 2 ou 3h et donc savoir refuser soit des nouveaux patients si on est complet ou programmer les patients à plusieurs mois.Cela est à mon avis difficile pour l'assistante de mettre cela en place,si une réflexion des 2 pratriciens sur leur mode d'exercice n'est pas en cours De plus un des praticien a peur de perdre des patients si tu ne réponds pas rapidement au tél. donc encore tu peux suggérer;
De nombreux confrères prennent un patient par demi heure sans aussi etre necessairement des crétins.C'est bien sur un raccourci mais ce terme de crétin ne fera pas avancer les choses;tu risques en plus de finir par le penser et meme si tes patrons doivent essayer d'améliorer tes conditions de travail;restons calme et une des devises que j'ai lu et qui me plait beaucoup il n'ya pas de problèmees il y a des solutions!!!
Une autre suggestion enoncée par d'autres sur des petits détails qui font gagner du temps ;j'espère que tu n'as pas à nettoyer les aspirations chir,avec des ecouvillons nettoyer les plateux etc...Tu peux vraiment demander en montrant que tu seras plus disponible si vous utilisez des plateux jetables pompes a salive aspirations jetables embouts de spray jetables etc En achat en gros c'est supportable.
Il y a aussi les solutions bac et cassettes mais cela demande une réorganisation totale des soins .
Essaye de faire évoluer par suggestion,tu peux peut etre provoquer une discussion en ayant préparer deux trois voies possibles;j'espère que tes boss sont près au dialogue et c'est loin d'etre évident pour tout le monde;dans mon cabinet cela se passe plutot bien mais je te mentirai si je te disais que tout est parfait que je ne m'énerve pas contre les assistantes de temps en temps;et que je dois aussi provoquer quelques aigreurs non verbalisées.
Normalement à l'américaine on devrait faire un breafing en début de journée pour préparer la journée et un débreafing à la fin pour voir les points positifs et négatifs à améliorer en toute sérénité sans idée de réglement de compte
C'est encore un voeux pieux!Je sais que je devrais le faire tous les jours ,mais c'est rare uniquement pour les préparations de chir et mes quelques cas d'implanto;
Donc les conseils sont plus faciles à prodiguer qu' à mettre en place...
Bon courage ,meme avec du stress nous faisons un métier intéressant qui peut etre passionnant en équipe;....

bonjour,

j'aimerais savoir comment est votre gestion de planing des deux praticiens.
rendez vous toutes les demi-heures ou autres.
si vous préparez à l'avance les actes qui vont être réalisés ou c'est tout à l'arrache car rien n'est indiqué ?

manou73 écrivait:
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> bonjour,
>
> j'aimerais savoir comment est votre gestion de planing des deux praticiens.
> rendez vous toutes les demi-heures ou autres.
> si vous préparez à l'avance les actes qui vont être réalisés ou c'est tout à
> l'arrache car rien n'est indiqué ?

En général les rendez-vous sont toutes les demi-heures sauf pour les urgences et les contrôles (15 min), quelques rv de 45 min pour endo molaires par exemple, et de rares rv plus longs. On sait ce qui est prévu dans 90 % des cas (code couleur selon les actes), je peux donc préparer au maximum dans la mesure de ma disponibilité...

eugesolv

31/07/2010 à 01h31

je vis exactement la même chose dans le cabinet ou je suis depuis 3 ans sauf que rien est prévu a l avance pour les soins, et que l on me reproche continuellement d etre dans l autre cabinet ( 2 praticiens / 1 assistante )

je leur ai dis :

2 praticiens
1 ste
1 standard
1 accueil
les patients
la paperasse
les prothésistes
et le ménage ................... 1 assistante 2 bras


je ne peux pas être de partout
et salaire minimum conventionnel........

comment ne pas être écœuré ???