Délais de RDV importants ! Comment faire ?

Matémy

02/08/2012 à 13h52

Bonjour,

J'exerce dans une petite commune, exercice milieu mi-citadin mi rural. Les dentistes qui partent à la retraite ne parviennent pas à se faire remplacer et très peu de jeunes praticiens s'installent.

Les patients sont forcément plus nombreux et ce n'est pas pour autant que j'ai envie de changer ma façon de travailler ( une assistante et en moyenne des rdv de 20-30 minutes, et travail sur 4 jours).


Résultat mon planning est plein 3 mois à l'avance et cela commence à poser problème pour satisfaire les patients.

Avez vous quelques suggestions à me faire afin de mieux m'organiser ?

Merci d'avance

Ramasoft

02/08/2012 à 14h03

1°) Embaucher une secrétaire pour gérer les rdv - les encaissements - la paperasse et la causette aux patients pour avoir l'assistante en permanence au fauteuil: ça n' a l'air de rien mais le rendement horaire augmente énormément.

1Bis) Travailler en rdv longs: en faire le maximum à chaque séance.

2°) Ne mettre qu'un seul rdv par patient: souvent les plannings sont pleins parce que les patients ont plusieurs rdv pour faire leur plan de traitement. En remettant les rdv au fur et à mesure, on dégonfle le planning et on évite les lapins.

3°) Avoir une liste de patients qui peuvent venir facilement et que la secrétaire peut appeler si elle voit qu'on est en avance ou si un patient décommande à la dernière minute. (plus facile en milieu rural qu'en ville)

4°) Trier les patients: ceux avec qui le courant ne passe vraiment pas, il vaut mieux leur conseiller de voir un autre praticien avec qui ils s'entendront peut-être mieux.

5°) Prévoir un créneau de 30 minutes par jour à des horaires différents pour les urgences: s'il n'y en a pas une à deux heures avant, la secrétaire appelle un patient qui est sur la liste des non urgents/disponibles.

C'est ce que j'avais fait et j'étais passé de 3 mois d'avance à 15 jours ce qui devient gérable et en plus on arrivait à prendre facilement les urgences (les vraies) dans la journée et les gens en étaient très reconnaissants.

Ce que je faisais aussi c'est de mettre les gros rdv de prothèse seuls le matin comme cela si j'avais fini plus vite, on appelait quelqu'un sinon je pouvais facilement déborder sur le midi (théoriquement de 12h à 14h) sans stress et sans prendre de retard.

Voilà si cela peut t'aider, chez moi ça marchait bien et j'avais augmenté mon CA horaire en mettant ça en place.

Mais ce n'est qu'une piste.

Tu mets un répondeur qui va prendre les messages sur une durée donnée (30 min, 1 heure,3 heures, bref ce que tu décides), et ton assistante fait le tri, avec ton accord. Sont rappelés les patients que tu souhaites voir. Les autres attendent, attendent, attendent...et se découragent.

Depuis 9 ans j'utilise un répondeur...le panard total. Accessoirement nos amis cmu détestent (ils aiment être servis tout de suite, attendre d'être rappelés ne leur convient pas).

C'est radical, certe. Mais l'effet est aussi...radical.

Ramasoft écrivait:
------------------

> 2°) Ne mettre qu'un seul rdv par patient: souvent les plannings sont pleins
> parce que les patients ont plusieurs rdv pour faire leur plan de traitement. En
> remettant les rdv au fur et à mesure, on dégonfle le planning et on évite les
> lapins.

Je crois que ce débat a déjà eu lieu, mais je ne partage pas du tout cet avis.

Quel intérêt de ne donner qu'un seul rdv ? Je préfère largement gérer de bout en bout un nombre plus réduit de patient mais avec qui les choses avancent que d'avoir 100 trucs en même temps qui trainent avec des délais de 15 jours entre 2 rdv.

C'est d'autant plus vrai si tu croules sous les demandes de rdv : tu sélectionnes les patients sérieux, tu leur donnes plusieurs rdv aussi proches que tu le souhaites et selon leurs disponibilités, et quand le planning est plein et bien tant pis, tu ne prends plus de gros cas en charge. Puisque tu vois chacun fréquemment, ça va avancer vite et tu pourras vite en prendre d'autres à la place. Quant aux lapins, et bien dès que ça arrive c'est dehors et ça fait de la place pour un autre.


Je suis par contre d'accord avec tous les autres conseils. Le principal point à garder en tête c'est que tu ne dois pas te surmener pour ça ! Tu n'es pas responsable de cette situation, et dis-toi bien qu'il vaut mieux que tu gardes un rythme normal pour rester efficace et ne pas faire une dépression dans 2 mois, auquel cas à vouloir soigner tout le monde tu ne soigneras plus personne !

growler

02/08/2012 à 16h51

Le problème de fixer plusieurs RDV d'avance est que l'on est jamais sûr de réaliser à chaque séance précisément ce que l'on a prévu de faire dans le temps imparti et cela demande alors parfois de ré-organiser la durée des RDV suivants voire d'en rajouter.
Il est donc très confortable de ne fixer qu'un seul RDV mais il ne faut absolument pas, du fait que cela libérera de la place sur son agenda, qu'on en profite pour faire entrer des nouveaux patients en traitement. Ce qui est réellement important c'est le nombre de patients en cours de soin.

il n'y a que 3 paramètres qui influencent le nombre de patients différents que tu peux inscrire sur ton agenda:

-le nombre d'heures travaillées par semaine (variable Y)
-la durée moyenne allouée à chaque séance (variable Z)
-la période que tu choisis entre 2 RDV (par exemple 2 semaines) variable A

le nombre de patients différents (variable N) que tu peux inscrire sur ton agenda par période A afin que tu puisses rester sur des délais entre 2 RDV correspondants à cette période A sera N=(A x Y)/Z

exemple: si tu bosses 32 heures par semaine pour 30 minutes en moyenne par patient et que tu veux voir chaque patient une fois toutes les 2 semaines il te faudra seulement 128 patients différents d'inscrits sur ton agenda sur chaque période de 2 semaines pour pouvoir leur trouver une place sur l'agenda dès une séance passée et dans un délai de 2 semaines. Et ainsi tu ne fais entrer en plan de traitement un nouveau patient que lorsque tu auras terminé un autre plan de traitement pour toujours rester sur ce pool de 128.

je vous laisse jouer avec les variables de cette petite équation pour voir comment chaque variable influence les autres. D'un côté on a totalement la main sur ces 4 variables tout en considérant cependant qu'on a tendance à faire augmenter N plus que de raison (la pression des patients) et que pour maintenir une qualité de travail (facteur Z) on va avoir tendance à augmenter Y...

bref, à méditer.

perso j'ai comme valeurs moyennes A=2 (pour laisser des délais à mes labos ), Z=0.75 heure, y=34 soit N= 90 patients différents inscrits sur mon agenda sur 2 semaines

regardez vos agendas, si le N effectif est supérieur au N que vous souhaitez il faudra refuser de faire démarrer de nouveaux plans de traitement, les mettre en liste d'attente si les patients l'acceptent ou qu'ils aillent voir ailleurs si cela ne leur convient pas.

Oui si tu limites le nombre de patient en cours alors je suis d'accord avec toi.
Ceci dit j'ai plutôt tendance à essayer de voir mes patients aussi fréquemment que possible. Dans l'idéal, si le patient est dispo j'essaie de le voir au moins toutes les semaines, voire plus souvent s'il n'y a pas de délai de labo à attendre.

bill

02/08/2012 à 17h45

Purée, il a fait mathsup growly ? ;-)

Matémy

02/08/2012 à 23h49

Merci pour vos pistes, je vais méditer et sûrement m'en inspirer...

Par contre, parfois ne plus prendre de nouveaux patients, j'avoue que c'est une idée pour laquelle j'ai encore un peu de mal...

growler écrivait:
--------
> le nombre de patients différents (variable N) que tu peux inscrire sur ton
> agenda par période A sera N=(A x Y)/Z
Très bon ça, rationnel, ça me plaît. T as fais mat sup avant dentaire ?



--
Canin

growler

03/08/2012 à 12h56

bah non les gars j'ai pas fait math sup :)) (trop fainéant pour ça !)

si j'avais fait math sup j'aurais sorti un logiciel d'agenda qui aurait repris ce principe de raisonnement mais qui en plus aurait été auto-adaptatif en prenant en compte les durées variables de séances de soins qu'on a parfois besoin ou envie de choisir, la gestion de la liste d'attente, les délais variables entre chaque séances de soins...

mais ce principe reste une trame qui fait que quoi qu'on fasse, augmenter le nombre de patients différents en cours de soin se répercute immanquablement sur les délais et/ou la durée de travail hebdomadaire et/ou celle des séances de soins.
Quant au fait de refuser des nouveaux patients, il faut faire le distinguo entre refuser et mettre en liste d'attente.

Au fil des années, le mieux en fait pour pouvoir aisément prendre des nouveaux patients c'est de refuser les anciens patients (et ça c'est encore plus difficile puisque nous sommes quand même tenus à une certain devoir de maintenance).
Certains vous diront que pour ce faire il faut que la maintenance soit financièrement dissuasive... On entend parfois aussi dire que si on estime être débordé de patients il faut augmenter les tarifs, je dirais oui, mais pas n'importe lesquels, plutôt et surtout ceux des actes qu'on a le moins envie de réaliser. On en arrive alors à des questions d'éthique personnelle. Bref, tout cela n'est pas aussi simple chez nous que dans les pays où chaque acte est rémunéré à sa juste valeur et où la maintenance peut être largement déléguée.

Les formules c'est bien mais le bon sens c'est mieux...
Je pense que l'on ressent si l'on est débordé, si le nombre d'heures travaillées augmente et si la qualité des soins baisse.

Perso, je refuse les nouveaux patients sauf s'ils viennent de la part de patients connus et corrects.

Si le vent vient à tourner ( dispensaire à proximité et trou dans le planning ) alors j'ouvrirai la porte à de nouveaux patients.

Au début je prenais je prenais je prenais et c'était trop, la qualité de mes soins et le plaisir au travail baissaient.
Aujourd'hui c'est cool ( en juillet presque trop ) et c'est beaucoup mieux. Je ne roule pas sur l'or mais je gagne bien assez et les patients soignés sont satisfaits.

Jpeg

03/08/2012 à 13h38

"Les formules c'est bien mais le bon sens c'est mieux... "
Peut-être que l'un n'exclut pas l'autre.
Perso j'aime bien les formules, parce que le bon sens, c'est une notion assez subjective.

brindacier

03/08/2012 à 15h11

Excellent, clair et concis. Je fais la même chose sauf que je ne laisse pas de plages vides pour les urgences. On les "intercale" (expression à ne jamais utiliser) - je travaille sur deux fauteuils donc c'est gérable. Les deux premières mesures à prendre: sont: rendez-vous longs (bouches tchernobylées: 2 ou 3 heures de rendez-vous) et donner un seul rendez-vous à la fois. Ça marche! Se prémunir du syndrome de stress "carnet vide": ce n'est plus plein longtemps à l'avance mais c'est toujours plein le jour où on bosse, et c'est la seule chose qui compte.

Ramasoft écrivait:
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> 1°) Embaucher une secrétaire pour gérer les rdv - les encaissements - la
> paperasse et la causette aux patients pour avoir l'assistante en permanence au
> fauteuil: ça n' a l'air de rien mais le rendement horaire augmente énormément.
>
> 1Bis) Travailler en rdv longs: en faire le maximum à chaque séance.
>
> 2°) Ne mettre qu'un seul rdv par patient: souvent les plannings sont pleins
> parce que les patients ont plusieurs rdv pour faire leur plan de traitement. En
> remettant les rdv au fur et à mesure, on dégonfle le planning et on évite les
> lapins.
>
> 3°) Avoir une liste de patients qui peuvent venir facilement et que la
> secrétaire peut appeler si elle voit qu'on est en avance ou si un patient
> décommande à la dernière minute. (plus facile en milieu rural qu'en ville)
>
> 4°) Trier les patients: ceux avec qui le courant ne passe vraiment pas, il vaut
> mieux leur conseiller de voir un autre praticien avec qui ils s'entendront
> peut-être mieux.
>
> 5°) Prévoir un créneau de 30 minutes par jour à des horaires différents pour les
> urgences: s'il n'y en a pas une à deux heures avant, la secrétaire appelle un
> patient qui est sur la liste des non urgents/disponibles.
>
> C'est ce que j'avais fait et j'étais passé de 3 mois d'avance à 15 jours ce qui
> devient gérable et en plus on arrivait à prendre facilement les urgences (les
> vraies) dans la journée et les gens en étaient très reconnaissants.
>
> Ce que je faisais aussi c'est de mettre les gros rdv de prothèse seuls le matin
> comme cela si j'avais fini plus vite, on appelait quelqu'un sinon je pouvais
> facilement déborder sur le midi (théoriquement de 12h à 14h) sans stress et sans
> prendre de retard.
>
> Voilà si cela peut t'aider, chez moi ça marchait bien et j'avais augmenté mon CA
> horaire en mettant ça en place.
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> Mais ce n'est qu'une piste.
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