Gestion de vos dossiers médicaux

Bonjour!

J'arrive dans un cabinet ou il n'y a absolument aucun systeme de dossiers medicaux.

Je voudrais le mettre en place... Pas le choix de toute facon... Comment fonctionnez vous ? Comment les classez Vous ? Comment votre organisation fonctionne ?

La difficulté est qu il y a deja 8000 patients dans le logiciel et que les assistantes ne vont pas si retrouver... Il faut creer un dossier à chaque patient qui arrive ce qui est un travail deja enorme en soit! Mais ensuite comment vont elle savoir quel dossier a deja ete crée ou non ?
Elle ne vont pas rechercher dans le placard a chaque fois pour s'en assurer ?!

Et puis comment stocker autant de dossiers !? La nombre devient vite massif ! On ne peut pas faire rentrer 1000 dossiers dans une armoire !

Quand on cree le cabinet, c est relativement simple, mais quand on prends la suite...


Merci pour le partage de vos experiences !

FGR

03/12/2015 à 23h04

quantin écrivait:
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> Bonjour!
>
> J'arrive dans un cabinet ou il n'y a absolument aucun systeme de dossiers
> medicaux.
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> Je voudrais le mettre en place... Pas le choix de toute facon... Comment
> fonctionnez vous ? Comment les classez Vous ? Comment votre organisation
> fonctionne ?
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> La difficulté est qu il y a deja 8000 patients dans le logiciel et que les
> assistantes ne vont pas si retrouver... Il faut creer un dossier à chaque
> patient qui arrive ce qui est un travail deja enorme en soit! Mais ensuite
> comment vont elle savoir quel dossier a deja ete crée ou non ?
> Elle ne vont pas rechercher dans le placard a chaque fois pour s'en assurer ?!
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> Et puis comment stocker autant de dossiers !? La nombre devient vite massif ! On
> ne peut pas faire rentrer 1000 dossiers dans une armoire !
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> Quand on cree le cabinet, c est relativement simple, mais quand on prends la
> suite...
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> Merci pour le partage de vos experiences !
>
quel logiciel informatique?
en général il y a un numéro de dossier par patient dans le logiciel.
une solution peut être d'utiliser des dossier de chez HABILCLASS qui ne fonctionnent pas alphabétiquement mais avec des numéros correspondant au numéro donné par l'informatique
dans ce cas je commencerais avec les nouveaux patient à partir du numéro attribué par l'informatique, et progressivement je reconstruirais le fichier en fonction des patient vus (mais surtout pas chercher à tout recréer d'un cout , inutile car certains dossiers ne sont plus actif).
les dossiers sont des pochettes cartonnées format A4.
pour le nombre il ne faut pas s'inquiéter en 18 ans j'ai créé 5000 dossiers, sur ces 5000, 1800 sont "actifs" c'est à dire vus au cours des 5 dernières années, et ça tient dans une étagère ikea 210x150 sans aucun pb

Merci pour votre reponse.

Je suis aller voir le site de habilclass... De quelles references parlez vous ?

D'accord avec l'intervenant précédent, ce n'est pas la peine de prévoir un classeur de 8000 dossiers.
Si tu as un peu de budget, la référence dans ce domaine depuis plus de 30 ans, c'est les colonnes rotatives omcs.

http://www.classdocoffice.fr

Légalement tu dois avoir un étiquetage anonyme, avec des numéros comme l'exemple précédent.
Si tu décides que DUPO est ton codage anonyme pour Dupond, c'est plus simple à manipuler et personne ne viendra te faire de reproches.

Bien sûr, on est à l'époque de l'informatique, tu peux scanner les documents et les joindre aux fiches patients informatisées. Objectivement, de quand date ton dernier contrôle de la qualité de tes sauvegardes?

FGR : comment connais tu ton nombre de dossiers actifs dans les 5000 que tu as ? Comment trouves tu ce nombre ?


J'ai acheté 2 meubles comme ca: regarder le site bruneau.fr et recherchez credences monobloc 4 tiroirs. Les documents du patients seront ranges dans des pochette transparente avec une fiche d'entete (donc visible par transparence) avec le nom prenom et num de dossier visible lors de la recherche. Mon associe ne veut pas mettre d'argent la dedans...

Je ne sais pas si je dois classer par ordre de num de dossier ou par nom. On est a 4000 et quelque en num de dossier et je ne vois pas
Comment en faire rentrer 4000....

J'ai fait une Boulette avec ces meubles selon vous ?

Agachon

04/12/2015 à 08h35

Je ne comprends pas ton problème. Alors que le numérique est de plus en plus présent, tu veux recréer un système de rangement physique !
J'ai arrêté le système de fiches en 1987, les radios physiques en 1994.

Dans tes fichiers (numériques) patients, tu y joins les radios évidemment, photos, scans d'attestation CMU, d'ordonnances de médecin etc..
Physiquement, il ne reste que les devis, les questionnaires médicaux et un tas d'autres documents divers (en général courriers de correspondants).
Tout cela, tu peux les archiver dans des classeurs par thème, par ordre alphabétique et par année éventuellement (pour les devis par ex). Mais c'est de la folie de recréer un fichier par patients.

quantin écrivait:
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> Et puis comment stocker autant de dossiers !? La nombre devient vite massif ! On
> ne peut pas faire rentrer 1000 dossiers dans une armoire !
>
> Quand on cree le cabinet, c est relativement simple, mais quand on prends la
> suite...
>
>
> Merci pour le partage de vos experiences !
>

classement en tour de marque omcs-dacota à Montauban maintenant
onglet de couleur sur la tranche avec n°. j'y mets les cr, les questionnaires médicaux ,les panos, les traçabilités prothèses etc...

FGR

04/12/2015 à 09h03

quantin écrivait:
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> FGR : comment connais tu ton nombre de dossiers actifs dans les 5000 que tu as ?
> Comment trouves tu ce nombre ?
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>
> J'ai acheté 2 meubles comme ca: regarder le site bruneau.fr et recherchez
> credences monobloc 4 tiroirs. Les documents du patients seront ranges dans des
> pochette transparente avec une fiche d'entete (donc visible par transparence)
> avec le nom prenom et num de dossier visible lors de la recherche. Mon associe
> ne veut pas mettre d'argent la dedans...
>
> Je ne sais pas si je dois classer par ordre de num de dossier ou par nom. On est
> a 4000 et quelque en num de dossier et je ne vois pas
> Comment en faire rentrer 4000....
>
> J'ai fait une Boulette avec ces meubles selon vous ?

chez HABILCLASS ce sont. Les dossiers ecoclass, le coût est d'environ 1,2€ par dossier.

J'ai toujours détesté le classement alphabétique qui oblige à tout décaler régulièrement pour intercaler les nouveaux patients c'est pour ça que je préfère un classement numérique ou le nouveau dossier se rajoute simplement à le fin.
J'ai utilisé un système en pochettes plastiques transparente rangé dans des tournois mais ça colle et quand les tiroirs sont remplis la recherche est casse pied.

Pour le nombre de dossiers actifs n'importe quel logiciel est capable de te le dire. Au niveau du classement c'est simple Avec les dossiers papier ECOCLASS il y a des étiquettes pour le numéro du dossier et des étiquettes d'année: un étiquette pour l'année de création du dossier et une étiquette pour l'année de dernière visite' au bout de 5 ans tous les dossiers dont l'année de dernière visite est antérieure l'année en cours -5 ans partent en archive

Même si on tend au tout numérique en scannant les documents émis et reçus je pense que le dossier papier à encore quelques utilité' est ce par simple habitude, c'est probable.

bref, ça va être un bordel pas possible !

BONNET jc

12/12/2015 à 18h54

Quand je me suis informatisé, j'avais 7000 dossiers papier. Je suis sur Julie. Quand un patient arrive, je crée un nouveau dossier via sa carte vitale et je scanne son ancien dossier ainsi que les radios argentiques via un petit scanner spécial et les radios vont directement sur les dents. Les anciens dossiers sont rangés par ordre alphabétique dans des cartons et attendent sagement que les patients reviennent. Je n'ai rien jeté. Tout est conservé.

J'ai pensé à cette solution mais il semble que légalement, les documents scannés Ne soient pas tous accepté comme preuve médico-légal. J'attends des nouvelles d'une personne qui a consulté un avocat sur le sujet. Je vous tiens au courant

BONNET jc

12/12/2015 à 19h06

Un document scanné et aussi fiable qu'un dossier informatique. Les archives sont bien scannées, les livres aussi. Il faut penser à faire tes sauvegardes et en garder une hors du cabinet (vol, incendie, dégât des eaux). De toute façon, les dossiers papier n'existeront plus.

bill

12/12/2015 à 20h21

C'est quand même un gros boulot de scanner les anciens dossiers.
Une radio te prend moins de temps à refaire qu'à scanner.

Je pense que quand un ancien patient revient il suffit de sortir sa fiche papier et de créer son dossier informatique.

Au bout de deux RV tu ne regarderas plus la fiche et tu peux la classer sauf si trucs vraiment spécifiques auquel cas tu la ressors.

Plus le temps passera, moins tu ressortiras de fiches papier.


http://docbay.fr
Matériel pro moins cher
_______________________

BONNET jc

16/12/2015 à 18h00

bill écrivait:
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> C'est quand même un gros boulot de scanner les anciens dossiers.
> Une radio te prend moins de temps à refaire qu'à scanner.
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> Je pense que quand un ancien patient revient il suffit de sortir sa fiche papier
> et de créer son dossier informatique.
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> Au bout de deux RV tu ne regarderas plus la fiche et tu peux la classer sauf si
> trucs vraiment spécifiques auquel cas tu la ressors.
>
> Plus le temps passera, moins tu ressortiras de fiches papier.
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> http://docbay.fr
> Matériel pro moins cher
> _______________________
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Sauf qu'une radio prise il y a 10 ans a toute son utilité pour la surveillance (implant par ex). Scanner un dossier te prend 1 minute (+ si de nombreuses feuilles), et après tu peux le jeter. De toute façon tu dois conserver les archives 30 ans, je crois.

adhoc

16/12/2015 à 18h28

>Quand je me suis informatisé, j'avais 7000 dossiers papier. Je suis sur Julie. Quand un patient arrive, je crée un nouveau dossier via sa carte vitale et je scanne son ancien dossier ainsi que les radios argentiques via un petit scanner spécial et les radios vont directement sur les dents. Les anciens dossiers sont rangés par ordre alphabétique dans des cartons et attendent sagement que les patients reviennent. Je n'ai rien jeté. Tout est conservé.<

ohhhh!!!! 7000 scans avec un scanner a dos rétro éclairé! Pour un dossier, disposer les radios, mettre la ou les feuilles, scanner, retirer et ranger: 2 minutes par dossier en moyenne, soit 250 heures sans trainer... Total Respect :-)

ernest

16/12/2015 à 18h39

Informatisé dans les années 85, un peu plus de 10000 dossiers
depuis 10 ans plus de fiche patient papier
Sous Logos et auparavant Macdent, tout est scanné,
les originaux ( devis, DMSM, quelques courriers sont empilés dans des cartons, donc une sorte de classement chronologique.
Mes vielles fiches sont encore à la cave , non réouvertes depuis .., et 35 ans sont passés.
Donc AMHA inutile d'acheter un classeur, une à deux belle boites en carton par an format pouvant contenir du A4

BONNET jc

16/12/2015 à 18h39

Je fais ça chaque fois qu'un ancien patient se représente (aujourd’hui je viens de scanner un dossier de 2007) . Sur les 7000, j'en ai 2000 de scannés en 6 ans. Les autres dorment dans des cartons. Tu passes pas tes week-end à faire ça!