1 RDV à la fois / agenda

Bonjour,
Suite à un arrêt maladie de 3 mois pdt l’été sans remplaçant, je vais reprendre en octobre avec un agenda aujourd’hui complètement vierge.
J’ai des patients que je dois rappeler pour terminer leur traitement ( faire des prothèses qui pouvaient attendre), j’en ai une quinzaine et j’ai tous les autres qui vont se manifester et les nouveaux etc etc
Je veux en profiter pour mieux gérer mon cabinet et systématiser les RDV longs.
Mon souci c’est donner 1 rdv à la fois comme préconisé partout.

Pour les soins, la pédo, la paro ok

Mais quand dans des approches globales, tu sais que tu auras 4 rdv longs avec des depose/endo/provisoires/prothèses/onlays, je veux finir en priorité ces patients parce que c’est intéressant et rentable.
Si tous mes créneaux sont pleins sur 1 semaine, que tous les patients je vais devoir les revoir 3-4 fois en rdv longs, mais je ne leur donne pas de rdv d’avance, comment intégrer de nouveaux rdv pour les patients qui appellent ?
Si je case 8 rdv pour des patients entrants la semaine suivante et 8 autres dans 15 jours, ce sera 16 créneaux de moins pour les patients déjà en cours. Et rebelote sur les 16 nouveaux rdv, il y en aura 10 à revoir. Et la semaine suivante, encore des nouveaux rdv entrants à caser.
Et moi je veux avancer sur mes patients de la 1ere semaine qui n’ont pas de rdv et que je vais du coup pouvoir revoir que dans 3 semaines et pour leur dernier RDV encore 1 mois plus tard. Ça ne me plait pas. Si je commence un cas, je veux que les rdv s’enchaînent : j’ai tendance à prévoir tous les rdv dont j’ai besoin en avance. Et les patients aussi, ils veulent dans les meilleurs délais, leurs nouvelles dents et souvent pour des rdv longs, ils ne sont dispo qu’un seul jour précis dans la semaine, donc il faut anticiper.

L’agenda sera saturé de la même manière.
Si je donne systématiquement des rdv à 1 mois pour les nouveaux entrants, parce que j’ai assez de patient en cours, j’ai tjrs la sensation d’être avec un agenda saturé sans créneaux de libre.

C’est gérer le flux de patients, je ne vois pas la méthode pour avoir un agenda « zen » !! Au delà de 50 patients en cours, on ne donne plus de rdv à des entrants ? Rappeler dans 2 mois ? J’espère que c’est clair mes explications, merci de m’aider.

Tournsol

07/09/2023 à 09h30

Quel est ton objectif précisément ?

avoir un planning avec que des rdv long ? -> fais des plan de TTT avec des rdv longs et pose les rdv (soit un par un soit tous en même temps)

avoir un planning plein sur 3 semaines max et ne plus avoir 3 mois de délai ? ->
- dire aux nouveaux patients: "désolé notre planning est complet on ne prend pas de nouveau patient pour le moment" et tu prends seulement si ca rentre dans le délai de 3 semaines
- dire aux patients qui font leur contrôle/dtt tous les ans de plutôt faire le contrôle tous les 2 ans maintenant (ou d'investir prochainement dans une ADQ2 pour les voir)
- faire de la prévention (cotation fluor NR) afin d'éviter qu'un patient chez qui tu as fini ton plan de TTT revienne 1 à 10 ans plus tard avec encore des pb a gérer et donc un nouveau plan de TTT à faire

trop d'urgence interne ? revois ta façon de travailler afin d'éviter les urgences internes
si t'as souvent des alvéolites suppurées après extraction, pansement/prov qui tombe, douleur post op après des soins trop régulièrement, etc

trop d'urgence externe ? mettre 1 à 4 créneaux de 15min par jour pour ces urgences que tu combles UNIQUEMENT la veille. Une fois que c'est plein c'est plein et tu dis non aux autres urgences (sauf urgence véritablement absolue)

La question de mettre un rdv unique ou mettre tous les rdv du plan de TTT est assez secondaire et dépend d'autres paramètres dans ton organisation (secrétaire à temps plein ?)
Chez moi je met tous les rdv du plan de TTT (sauf si plan de TTT très très long, cad plus de 6 rdv, la on va leur donner la moitié des rdv et on leur donnera la suite au dernier rdv)

Y'a des avantages et inconvénients dans les deux manières de faire de toute façon

Fais les choses de manière empirique aussi, car si tu changes toute ta façon de travailler d'un coup et d'une manière trop brutal, et qu'a un moment ca foire qq part, tu risques de ne pas savoir la cause exact du pb

Oui mon objectif, c’est faire un maximum de rdv longs et de ne plus avoir la sensation d’être débordée de rdv, d’avoir la tête dans le guidon et de ne plus respecter les horaires de travail que je m’étais fixé à la base.
C’est principalement des urgences externes : des patients qui ne sont pas venus depuis 2-3 ans. Les nouveaux en urgence, je prends pas.
Je vais embaucher une nouvelle assistante ( si je trouve) et l’essentiel pour moi, c’est le 4 mains. J’avais envie de tenter le répondeur + rdv par logos sur internet.

Merci d’avoir exposé ta façon de faire.
C’est l’occasion d’un nouveau départ pour moi. Je pense que c’est plus facile de changer bcp de choses d’un coup quand le cabinet a été fermé que de changer quand tu es déjà avec un certain rythme avec les patients.
Je me suis documentée sur la gestion du cabinet mais j’avais ce truc du flux de patient qui me bloquait.

Un peu comme tournsol.

La durée des RDV et la gestion du flux de patients sont 2 problématiques différentes qui rien en commun si ce n'est la nécessité d'anticiper le problème.
Tout se résout si tu prends le temps au départ de t'organiser.
Au premier RDV d'un patient (ou au RDV au cours duquel le patient donne le feu vert pour la série de soins), tu dois calculer tout ce qu'il y a à faire et comment tu va le faire:
Ca peut être 20 RDV d'1 heure ou 5 RDV de 4h, peu importe.
Il faut que tu sachez précisément à chaque RDV ce que tu as prévu de faire, et que tu te cales sur ce qui va prendre du temps du fait de délais imposés: la prothèse.
Ex: un patient a besoin d'un ttt endo + couronne sur 1 dent, et d'un DET + plein de petites caries. Tu cales tes RDV de manière à avancer la dent qui va nécessiter 3/4 séances (endo, forage + empreinte, IC, couronne), et tu cales lors de chacune de ces séances pour compléter les "petits" actes.

Tout ça doit être pensé dès le départ, et tu fixes ensuite l'INTEGRALITE des RDVs d'un coup; en ajoutant éventuellement un RDV de marge en cas de soucis d'essayage de prothèse par exemple.
C'est vraiment ça l'essentiel. Sur un agenda tendu, il est impensable de prévoir la séance d'empreinte sans avoir déjà déterminé tous les RDVs pour la pose.
Et comme ça tu connais le véritable délai pour prendre un nouveau patient: c'est quand un des patients en cours a fini son plan de traitement.

Les urgences encore une fois tournsol a raison: un créneau dédié (30-60 minutes), à un moment qui ne te pose pas soucis si ce n'est pas pris, en fin de journée par exemple. Et ces RDV ne sont attribués que le jour même (moi je préfère ça, ça permet de garantir une prise en charge en 24-48h max selon que ton créneau d'urgence est le matin ou le soir) ou la veille (ton délai monte à 48h-72h max). Si les gens râlent, il suffit de leur expliquer qu'ils n'ont qu'à rappeler le lendemain matin à l'ouverture du cabinet pour avoir leur RDV.

Et tu ne déroges JAMAIS à ton planning, sauf si tu es en faute (ex: avoir donné 2 RDV sur le même créneau, il faut alors faire un geste). Mais jamais par pitié du patient ou pour dépanner, surtout si tu gères les urgences comme indiqué ci dessus: si le patient n'est pas capable d'appeler le lendemain à l'ouverture du cabinet, ce n'est pas à toi de le tenir par la main, tu fais déjà tout ton possible.

Merci Gabzou, c’est très clair et c’est comme ça que ça me paraissait logique de faire.
Quand savez-vous que vous avez atteint le nombre maxi de patient en cours ? Est ce qu’il faut à un moment calculer en moyenne le nombre de patients sortants par mois et donc le nombre de patients entrants.
Ou plus simple, si l’agenda est rempli sur 3 semaines, tu ne donnes pas de rdv sur la 4ème.
Et tu mets sur liste d’attente, sinon tu risques d’avoir des rdv isolés qui vont te gêner pour les rdv longs…
Mais à refuser au téléphone de donner un rdv même à un mois ou 2 si c’est pour un contrôle, ça peut gênant pour les patients fidélisés de longue date.

Pour faire très simple, il faut que tu divises ton planning en trois types de RDV. Binhas appelle ça les Bloc et les Hors-Blocs auquel on ajoute quelques créneaux d'urgence.
Le Bloc, c'est tous les gros trucs, en gros les rdv pour les plans de traitement
Le Hors Bloc, c'est le reste: bilans, consultations, détartrages, petits soins etc etc etc

Tu calcules (et ajustes au fur et à mesure des mois) le nombre de nouveaux patients par semaine + le nombre de bilans chez des anciens patients dont tu as besoin pour remplir le Bloc.
Tu décides du nombre de contrôle détartrage que tu veux faire par jour.

Et tu te fais un joli planning avec des codes couleurs.
Perso, je ne met rien aux mêmes horaires d'un jour à l'autre comme ça les patients trouvent toujours un horaire qui les arrange. Et j'essaie d'alterner un rdv fatiguant/un rdv doigts dans le nez pour souffler (genre après une grosse séance de soins sous meopa, je fais un contrôle détartrage)

En ce moment par exemple, pour un bilan ou un détartrage, j'ai trois mois de délais.
Une journée type, j'ai trois créneaux pour des nouveaux patients, deux pour des urgences, deux pour des contrôles détartrages, un pour des bilans et deux pour des broutilles. Plus 5 heures pour des gros trucs.
Par contre, un patient que j'ai vu en bilan aujourd'hui, je peux attaquer les soins dans quinze jours et le voir une fois par semaine sans problème.

mj écrivait:
--
> Quand savez-vous que vous avez atteint le nombre maxi de patient en cours ?

Il n'y a pas de maxi. Avec cette organisation (ou la version un poil plus complexe de bill qui revient globalement à la meme chose, simplement en gérant en plus la durée des créneaux au quotidien), tu n'as rien à calculer: tous tes patients en cours iront au bout de leur traitement. Donc tu peux donner un rdv aux nouveaux dès que tu vois un trou dans l'agenda.

Après à toi de voir ce qui est raisonnable, je te déconseille de donner RDV plus de 6 mois à l'avance, même 3 ça fait beaucoup je trouve.
Le message pour le patient: "Je n'ai pas de place avant le mois de X, j'ouvre l'agenda Y mois avant, rappelez la semaine du Z.".
Ma pédiatre fonctionne comme ça.

Anticipe aussi le retour annuel de patients "terminés" pour des contrôles, d'où l'intérêt de la proposition de kingzoulou de garder des créneaux courts réguliers pour éviter que ceux là aient à attendre. Tu peux même séparer dans ton agenda les créneaux contrôles annuel des créneaux nouveau patient si tu veux favoriser le retour des contrôles par rapport aux nouveaux patients et leur éviter trop d'attente (binhas te dirait sûrement de faire l'inverse).

chicot29

07/09/2023 à 22h44

mj écrivait:
--

> Quand savez-vous que vous avez atteint le nombre maxi de patient en cours ?

Quand t'es gavé de prothèse et que tu sais que le rappel URSSAF risque d'etre chaud l'année suivante. Rappelez vous la prévention avant tout ! -)




Dentiste qui en a plein le cul.

Merci à tous

Prunelles

08/09/2023 à 07h16

Gabzou écrivait:
------
> Après à toi de voir ce qui est raisonnable, je te déconseille de donner RDV plus de 6 mois à l'avance, même 3 ça fait beaucoup je trouve.
> Le message pour le patient: "Je n'ai pas de place avant le mois de X, j'ouvre l'agenda Y mois avant, rappelez la semaine du Z.".

Mais du coup tu gères comment les patients pour lesquelles tu as édité un devis/plan de traitement ?
Je me vois pas leur dire je vous ai fait un devis, mais j'ai pas le temp de m'occuper de vous. Rappelez dans 2/3mois pour voir si j'ai une place pour vous.

Un artisan me débite ca, j'entends qu'il est mal organisé ou veut rien foutre de ses journées et je vais voir ailleurs.

Prunelles écrivait:

> Mais du coup tu gères comment les patients pour lesquelles tu as édité un
> devis/plan de traitement ?

Ceux là sont mis sur les créneaux longs réservés pour ça. En équilibrant le ratio créneau long/nouveau patient on trouve l'équilibre.
Le renvoi à dans X mois est réservé pour les créneaux nouveaux patients ou contrôles annuels non urgents.

Il faut s'adapter un peu jusqu'à trouver le bon équilibre de temps en temps: si on voit que tous nos plans de traitement vont arriver à terme bientôt, on anticipe avec un peu plus de nouveaux patients.
Inversement si on voit que les délais pour les séries de RDV longs s'allongent, on réduit les créneaux pour nouveaux patients.
Cela dit c'est rarement un problème car il y a le délai de retour de la mutuelle sur le devis qui fait qu'on a généralement un peu de temps entre la 1ère consultation et les RDV de soin.
"Voici tout ce qu'on a a faire, nous pouvons fixer nos 4 RDV sur 4 semaines d'affilée en commençant dans 2 mois, ça vous laisse le temps de faire passer le devis à la mutuelle."