astuces pour travailler sans assistante

bonjour à tous, je suis dentiste et je fais de l omni avec une assistante avec qui ca se passe tres bien depuis plus de 10 ans.
en revanche mon epouse qui fait de l ortho à 90% a de gros soucis avec son assistante, à tel point qu elle a decidé de travailler sans car parfois ça peut vraiment être l horreur et là avec sa derniere assistante ça a été le cas avec une ambiance horrible au sein du cabinet.
après s en être separé avec difficulté, une nouvelle facon de travailler doit se mettre en place.
usage de sms, rdv en ligne, temps plus long pour chaque rdv, temps pour la sté...
avez vous des retours d experiences et des conseils à donner?
merci d'avance et bon été à tous, on en a bien besoin

La gestion du planning est le centre de tout. Chaque créneau correspond à un type de rendez-vous, le planning est construit de manière rationnelle.

La prise de rdv par les patients via Doctolib est à proscrire pour avoir un planning rationnalisé: les gens se torchent avec les consignes et vont réessayer 25 fois de prendre un rdv en cochant toutes les réponses possibles aux questions filtrantes jusqu’à avoir un rdv qui leur convient sur un créneau pas prévu pour par toi.
Tu peux éventuellement t’en servir pour les rappels mails + sms des rdv, l’envoi des documents questionnaires etc mais il faut imperativement que tu sois le seul à pouvoir noter les rdv.
Seule exception éventuelle, des créneaux « nouveaux patients » si t’as besoin de nouveaux sans aucune gestion secrétariat (mais là encore tu vas avoir plein de patients du cabinet qui vont te faire chier en prenant rdv sur ces créneaux)
Pour tes patients, si ils veulent prendre rdv c’est mail ou message sur répondeur.

Une fois que le planning est rationnalisé, tu peux rationnaliser le matériel.

Travail avec cassettes pour la sté, tu finis le soin, un coup de lingette sur chaque instrument un peu sale avant que les cochonneries ne sèchent, tu remets tout dans la cassette et hop dans le bac de desinfection. Le midi on rince tout, on change éventuellement une ou deux fraises dans le fraisier ou des limes, hop au thermolaveur, hop tu vas manger.
En revenant de la bouffe, sechage, mise en sachet, on lance l’autoclave.

La gestion du stock pour le consommable, c’est pareil, on rationnalise.
Faut compter précisément quel produit est utilisé à quelle fréquence.
Une fois par semaine tu regardes dans les placards avec ton listing: tout ce qui va manquer dans un mois, hop commande de la quantité nécessaire pour six mois (tu peux aussi y combiner l’approche « dès qu’il y a une grosse promo sur un truc que j’utilise, commande de la quantité nécessaire pour un an. Mais ça prend plus de temps et ça augmente le risque d’avoir des trucs qui périment…)

Une fois par semaine aussi, refaire le plein complet des consommables dans tous les tiroirs de la salle de soins dans lesquels il y a du consommable.

merci pour ce retour, donc c est jouable ? parce que mal accompagné c est vraiment un calvaire

Oui jouable, mais ça demande une grosse rigueur d'organisation. Je l'ai fait durant 1 ans, j'étais exténué... j'ai finalement embauché...

Petits trucs et astuces:

- une caméra devant la porte + salle d'attente + accueil
-des gâches pour ouvrir la porte d'entrée partout dans le cabinet
-secrétariat à distance pour supprimer le téléphone
-réserver des créneaux pour la sté (environ 1h30 pour un omni)
-faire des petites commandes régulières (toute les semaines)
-Ne pas surcharger l'agenda, chaque patient va demander 10 à 15 minutes de préparation salle+rangement+administratif
-Accepter de ne pas faire tout les actes techniques (pas un problème en orth je pense)
-Ne jamais rien remettre "à plus tard"
-Très difficile de recevoir les urgences "entre 2"
-Supprimer l’accueil (Les patients ne doivent appeler pour prendre rdv)
-n'avoir qu'un seul fournisseur de consommable
-Limiter le nombre de prothésiste au maximum

C'est réalisable mais très fatiguant