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choix d'une assistante
09/01/2005 à 22h20
Mon assistante va bientôt partir en congé maternité et on va chercher une remplaçante de préférence non formée, qui pourra compléter l'équipe ensuite.
Quels sont vos critères pour engager une nouvelle assistante? la motivation? son côté chaleureux? sa dscrétion? son physique...?
Quelles sont vos expériences passées? Quelles sont les profils à rechercher ou à éviter?
Merci de vos réponses.
10/01/2005 à 14h04
déjà trouver une nana (ou pourquoi pas un mec...) qui n'a pas les deux pieds dans la meme skechers parce que les glandues qui te demandent toutes les semaines si le CA se stérilise c'est lourd. Faire en sorte qu'il n'y ait jamais à répéter deux fois la meme chose, c'est primordial. a-t-elle déjà eu à faire des taches répétitives. Saura-t-elle prendre les décisions tactiques qui s'imposent ?
Souvent on dit qu'il faut prendre une fille "du coin" (en campagne ou chtite ville). Le dentiste peut venir de l'autre bout de la france si l'assistante est "du cru" et qu'elle connait dejà des gens... C'est l'image du cab qui est redorée. Maintenant si la pondeuse est déjà du cru, vise l'efficacité.
Perso, je miserai surtout pas sur le physique. Les patients s'en foutent (enfin, 95 %) et toi, si elle est trop canon, ça va etre un peu dur.
10/01/2005 à 14h20
LdL,
je plaisantais quand je parlais du physique mais bon avec un peu de chance on peut joindre l'utile à l'agréable... c'est pas interdit (je précise que ma copine qui est à côté de moi n'est pas tout à fait d'accord avec mes propos...).
Tout à fait d'accord avec toi pour dire qu'il faut trouver quelqu'un à qui on ne rabache pas sans cesse la même chose ou qui oublie toujours un instrument...
Des qualités comme la discrétion, l'organisation, la capacité de décoder les attentes des patients ou bien plus encore commen la capacité de prise d'initiative sont des qualités à rechercher absolument chez une assistante.
Pour les praticiens qui ont plusieurs assistantes, je pense qu'ils ont recherché des profils différents pour l'assistante au fauteuil et l'assistante administrative. Qu'en pensez vous?
10/01/2005 à 19h06
Tonio, tu as le personnel que tu mérites.
Il faut prendre son temps, j'ai mis 4 mois pour ma nouvelle assistante, mais je pense en avoir une super.
Une assistante a un rôle super important dans notre structure, j'ai aussi une secrétaire, elle n'est pas uniquement là pour ouvrir et fermer la porte, faire la stérilisation.
Je vais monter un coin motivation, moniteur+ montages-vidéo et hygiène.
Elle a pour tâche de compléter l'explication des devis. Elle doit, avec la secrétaire me décharger de tous soucis, mon boulot: les soins des patients.
Je ne cache rien, tout le monde peut voir ma 2035. Une fois par semaine, on fait une réunion, avec le point sur le travail, sur les comptes et les objectifs chiffrés.
Tout ce petit monde est payé selon les prix de la convention, mais il y a un intéressement en fonction du résultat. L'ambiance du cabinet est très cool le plus stressé restant le pauvre vieux. Mais je fais comme le bon vin...
Ne pas se planter avec l'assistante car tu vas vivre avec plus qu'avec ta copine. Un mignonne ça ne gache rien, mais il ne faut pas mélanger, sinon tu vas vers des emmerdes.
10/01/2005 à 19h53
Merci adhoc,
la modification est faite mais ce n'était pas une critique péjorative. C'est simplement le fait que ça permet d'éviter de désorganiser la vie du cabinet et de tabler sur une stabilité à long terme voilà tout.
Mille excuses, ce n'était mon intention d'avoir des propos sectaires.
10/01/2005 à 20h35
Tu n'as pas du tout a t'excuser , Tonio.
Notre exercice est une piece de théâtre. @+++++
10/01/2005 à 21h23
Tonio,
Pour ce qui est de la présentation de devis, ce n'est pas la meme chose que la gestion d'un plateau de ster. Il faut quelqu'un qui n'a pas d'illusion sur la "santé" et les "magnifique métier que celui de médecin/dentiste"... Steichen conseille de recruter l'administrative chez Hertz ou dans une autre boite franchisée où elle aura appris ce qu'est les protocoles et la nécessité de récup' l'argent.
Une formation peut cependant te "dégourdir" quelqu'un... et en faire un requin des impayés, un streumon des présentations de devis.
Tu sais soigner c'est bien. Former ton assistante à prendre l'argent, c'est pas donné à tout le monde.
10/01/2005 à 21h39
Tonio, Ma nouvelle assistante a 29 ans, 10 ans de recul 4 ans dans un cabinet implant, 6 ans dans un cabinet "haut de gamme" mais mauvaise ambiance. Payée au 15 du mois quand il y avait de l'argent, relance de fournisseurs impayés etc..
Présentation de devis...Amibiens, mais aucune compensation en cas de signature. Le précédent dentiste ne voulait pas parler devis aux patients: courage fuyons..
Il faut que le personnel soit irréprochable, chez moi tout le monde est en pantalons et blouses, on évite d'avoir les mêmes couleurs.
Une petite touche de féminité ne gache rien à l'affaire. Mais comme dir LDL, au cabinet on est la pour gagner l'argent qui nous fera profiter de la vie, car NE PAS OUBLIER (dental69) il y a une vie APRES le travail.
A+
10/01/2005 à 23h43
Et si on arrétait un petit peu en ce début d'année de parler que de pognon, de rentabilité etc.
Une assistante, c'est quelqu'un qui assite, qui aide.
C'est aussi une personne , pas un élément désincarné, quelqu'un qui pense qui vit et qui respire.
Et cette personne, elle nous seconde et nous cotoie pendant toute la duréee de notre consultation.
Alors, privilégions dans le choix les rapports humains et pas la meilleure stéril, la meilleure relanceuse de devis, la meilleure récupératrice d'impayés.
Ces tâches sont nécessaires mais ne sont pas tout le cabinet.
Et il vaut mieux quelqu'un de moins performant mais qui aura de la répartie et de l'entrain plutôt qu'une super technicienne ( ou qu'un super technicien ) qui ne saura pas apprécier une bonne blague de temps en temps.
Pour que les patients ne sentent pas le coté factice, une réelle complicité (en tout bien tout honneur ) doit lier le praticien et l'assitante.
Ce qui n'empèche pas evidemment de payer les gens leur juste prix.
Et si il faut expliquer plusieurs fois les choses, ce n'est pas que parceque les gens sont bornés, c'est aussi parceque elles sont mal expliquées des le départ.
10/01/2005 à 23h59
Je rejoins tout à fait Pier,
Ldl, toi qui semble attaché aux visions de Steichen, j'ai eu une assistante qui n'avait rien à voir avec le milieu dentaire précédemment et elle était censée faire rentrer l'argent plus facilement puisqu'elle pouvait expliquer au patient son problème avec le même "langage".
Résultat?....une cata, elle poussait tellement les gens à payer qu'ils se braquaient plus qu'autre chose, donc pas terrible.
Mon assistante fauteuil la remplace et miracle l'argent rentre presque sans rien demander, elle les fait parler, comprend leurs doutes, leurs peurs, leurs préoccupations, un mot gentil, une plaisanterie, atmosphère détendue et l'air de rien le patient accepte ses soins.
Ceux qui sont autour de moi ont la même réflexion, celles qui sont les meilleures sont celles qui savent...
Ca doit marcher pour certains mais le retour (ou feed_back) des patients est bien meilleur comme cela!!!!
11/01/2005 à 01h10
D'accord avec toi steph,
Une bonne assistante, c'est aussi quelqu'un qui sait écouter les patients.
Pour ma petite expérience, beaucoup de choses sont confiés aux assistantes et pas à nous. Pour cela mon assistante me fournit un très bon feed back sur les impressions du patient qu'elles soient bonnes (vous savez, madame bidule vous trouve très gentil) ou mauvaises. C'est une de ses qualités que je lui reconnais volontiers et ça, c'est très précieux car cela permet d rectifier le tir au prochain rdv. Autre qualité, elle aime profondément son métier et ça n'a pas de prix, c'est inestimable. Ce n'est pas moi qui l'ai formé mais je considère que c'est un peu comme une fierté pour mes boss car ils ont choisi la bonne personne.
Qu'entends tu précisément par: "ceux qui sont autour de moi ont la même réflexion, celles qui sont les meilleures sont celles qui savent..."
Pier,
d'accord avec toi dans le sens où la complicité et les rapports humains (sans aucun sous entendus) que tu créées avec ton assistante valent mieux que toutes les formations financières que tu peux lui donner. Et cela se traduira dans sa motivation et sa bonne volonté au boulot. Par contre, comme dit notre doyen zobeca, il convient dans ce cas de la retribuer à sa juste valeur et de la considérer comme une véritable professionnelle de santé. Y'a pas de miracle quand même, quand il y a une carotte au bout du baton, on a envie de l'attraper, pourvu que l'objectif soit réaliste. Néanmoins, il faut que les prises de décisions importantes restent sous ta responsabilité et que chacun reste à sa place et à sa fonction qui lui est attribué.
Amibien,
Je te sens d'humeur moribonde aujourd'hui ou peut être ne te sens tu pas concerné par le sujet?
Pourquoi ce désarroi? on t'as connu bien plus en forme que cela.
Cordialement à tous,
11/01/2005 à 09h06
Comme je l'ai déjà dit, mon assistante est avec moi depuis 24 ans, je pense qu'elle y trouve un certain intérêt.Qui parmi nous a une assitante depuis aussi longtemps?
Il est évident qu'il faut rétribuer les personnes.
pour Amibien, bien sur que l'argent compte mais malheureusement, actuellement on met cela en avant au détriment de valeurs plus fondamentales.
On peut toujours apprendre le travail à quelqu'un, pas les valeurs humaines .
11/01/2005 à 11h33
Steph, je suis d'accord avec le fait que la nana de chez Hertz n'est pas la panacée. D'ailleurs, Steichein ne l'avoue pas, mais bcp des assistantes conseils qu'il a recruté ne sont plus dans les cabinets... elles ont giclé, pas assez "humaine"... l'idée est de trouver (pquoi pas) une "externe" mais qui soit humaine... voire du coin comme je disais.
Pier, les qualités que l'on recherche sont pour chacun différents. Et il va de soi que les qualités humaines sont primordiales. Le choix entre une gourde super sympa et une fée du cabinet morose est facile... je préfère me marrer un peu. Et comme dit Tonio, il suffit des fois d'expliquer plusieurs fois. et si ça marche pas on rédige un prtocole... et voilà, en route vers l'ISO...
les "bof" tres pertinents d'Amibien vient du fait que dans sa pratique du métier qui, visiblement, frise parfois le sans faute, il exerce néanmoins seul (ou avec sa femme de temps en temps je ne sais plus).
On y retrouve là l'ame profonde du patron typique des années 70-80 incapable de déléguer et certain que "ça sera pas aussi bien fait si c pas moi". C'est une vision des choses, elle est respectable. Elle est cependant décrite dans tous les manuels de management (meme ceux des années 70) comme "l'exemple à ne pas suivre" mais, après tout, si c comme ça que tout fonctionne bien. Et, j'imagine qu'il suffit d'une ou deux expériences malheureuses avec une assistante gourdasse, fénéante ou "en arret maladie" tout le temps pour vous convaincre de rester seul. Les posts sont légion sur ce forum qui traitent des ces écueils.
Pour info, on vient de recruter une 4ème assistante dans le cab ou je bosse, je vous dresse le profil sachant qu'elle est une "fauteuil" et pas une "admin."
- de 30 ans, juste le bac. En ménage avec un charpentier (il s'appelle pas joseph...), une gamine de 5 ans, a accumulé les galères de petits boulots, proche du working poor. Vit dans une habitation saisonnière qu'elle doit quitter juin venu, pour rejoindre une caravane sur le terrain du patron de son mec. Aucune expérience dans le médical. Un emploi stable est pour eux 3 (elle, son mec et sa gamine) une méga aubaine. A de la famille dans le coin, pas trop tentée de quitter la place tout de suite.
Un seul souci, le langage. Mais bon, à 4 chir dents on va réussir à lui faire oublier les "merde" et "oh putain" quand l'aspi se débobine et que le patient est là, toute ouïe à nos tintements instrumentesques.
Mais qu'est-ce que je cause moi !!
11/01/2005 à 12h21
cher Ldl,
tu as raison sur toute la ligne...
Je recherche la perle rare et comme je l'ai déjà dit auparavant les "assistantes dentaires" qui postulent au Grand Duché de Luxembourg sont en général des jeunes filles isolées du nord de la France sans formation, sans moyen de locomotion et qui qui doivent alors se taper une à deux heures de train pour arriver au boulot, ou alors avec une bagnole mais cela coûte les yeux de la tête de se parquer la journée en ville, et tout cela tue la plus forte des motivations...
Quand je fais un traitement sur une séance de quatre heures, que j'ai tout à disposition, très souvent j'observe que mon épouse est là à me regarder faire...donc je lui dis de s'occuper à autre chose ou de faire ce qu'elle veut de son temps...sortir les pitbulls, etc...
pour la sté c'est hyper rapide avec l'hydrim et les cassettes hu frieddy , certains jours c'est deux cassettes et deux turbines avec contrangles...
quand à la présentation des plans de traitement à la manière de Steichen, je n'y crois pas...et je ne suis pas d'accord avec lui sur le sujet...
l'important est de faire accepter au patient son problème et tant qu'il n'acceptera pas sa réalité, tu peux raconter tout ce que tu veux le patient refusera ton plan de traitement...
je m'arrange pour doucement amener le patient à "comprendre" sa bouche et il faut observer le patient chaque fois que tu le vois, le questionner, regarder comment il réagit aux questions, regarder où vont ses yeux, analyser ses gestes, etc...
je fais très souvent des lettres personnalisées aux patients pour leur expliquer l'évolution des choses et les féliciter des efforts consentis en matière de soins locaux...
et puis un jour ils me demandent quoi faire et combien ça coûte...
je leur dis c'est simple pour remettre tout en ordre pour vingt ans, c'est 10.000 à 30.000 euros, j'ignore tout des caisses de maladie, remettez-leur mon devis si cela vous chante...
comme seules explications de traitement je montre des photos avant après...
le patient s'en fout que tu mettes ta lime dans du glyde pour fourrer ses racines...
il achète la fin du problème et non pas un traitement...
maintenant si je pouvais trouver une assistante qui arrive à approcher les patients de cette manière, je l'engagerai immédiatement...
avis aux amatrices...
11/01/2005 à 12h50
Pour répondre à Ldl :
Une bonne moyenne d'assistantes conseil sont encore en poste, pour celles qui ont été recrutées et surtout suivies de manière stratégique et responsable (outils de motivation, entretien d'évaluation, bilan de motivation et d'intérêts, profilage psycho-professionnel...), pour celles aussi dont le praticien en chef avait acquis ou possédait déjà des compétences managériales primordiales (leadership, gestion d'équipe, gestion des tâches) et secondaires (communication, gestion des risques) satisfaisantes.
Le problème consiste dans le fait qu'il ne faut pas confondre dans le secteur du conseil : le management des structures et des systèmes (organisation du travail, gestion), et le management des hommes (gestion des ressources humaines). Les conseils "compétents" en gestion/organisation, ne le sont pas nécessairement en GRH.
Plus encore, le recrutement est une chose, le management, une autre. Les deux s'apprennent.
On ne recrute, et ne manage, ni avec son feeling, ni avec son coeur ou sa rancoeur, ni avec sa propre expérience (on commet souvent et immanquablement les mêmes erreurs...).
Il existe actuellement des outils de sélection, de motivation, & de management du personnel des cabinets dentaires, scientifiquement éprouvés, validés, et reconnus par les standards scientifiques internationaux.
Ce ne sont certainement pas des outils de PNL, ou de "développement personnel", qui, eux n'ont rien de scientifique, mais sont dans certains cas "manipulatoires".
Pas de promo sur un forum, donc renseignez-vous par vous-même.
R. Cochet
11/01/2005 à 12h58
Amibien a écrit:
Steichen, je n'y crois pas...
l'important est de faire accepter au patient son
> problème ,
> et puis un jour ils me demandent quoi faire et
> combien ça coûte...
> j'ignore tout des caisses de maladie,
> remettez-leur mon devis si cela vous chante...
> le patient s'en fout que tu mettes ta lime dans du
> glyde pour fourrer ses racines...
> il achète la fin du problème et non pas un
> traitement...
en France, nous avons perdu cela...malheureusement!
11/01/2005 à 13h08
Oula là, rodolphe, y a un peu trop de vocabulaire pour moi...
Mais je suis d'accord sur le fait que le recrutement n'est pas automatiquement le point fort des très bons gestionnaires.
quant aux "standards scientifiques internationaux de sélection, motivation et management du personnel de cabinet scientifiquement prouvés", faudrait peut etre pas pousser mémé dans les orties. Il parait aussi que l'homéopathie est scientifique. Sauf que ça reste du sucre.
Dans nos professions, on a peut etre tort, mais je crois qu'on recrute encore avec le feeling... et c'est normal. On aurait fait HEC on le ferait pas. Mais on est quand meme tournés vers les autres non ?
et ce "renseignez-vous par vous meme" je vous le laisse, M. cochet, je ne pense pas etre totalement un profane en la matière.
Non mais !
signé: le petit bleu
11/01/2005 à 14h07
je pense que ça, c'est un mauvais plan :
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11/01/2005 à 14h25
Ldl,
D'un point de vue épistémologique, il ne faut pas confondre "méthodologie scientifique" et "expérience ou résultat". Effectivement, l'application d'une méthodologie scientifique ne garantit pas le résultat hypothétique escompté, car d'autres critères environnementaux, sociologiques, économiques, et inter-relationnels peuvent interférer. D'où l'apport complémentaire de l'expérience, ou du "conseil avisé".
Je ne parle toujours qu'en termes de méthodologie, et de garantie de moyens. C'est déjà beaucoup, du moins dans le secteur du "conseil" de tous poils...
Qu'on manage encore son personnel avec le feeling, alors qu'on peut le faire plus rationnellement et intelligemment, est ANORMAL. Dire, on a tort, mais c'est normal, est plutôt "contradictoire". Quand on a tort, et qu'on le reconnaît, on se donne les moyens de changer illico presto, sauf à vouloir ramer, se plaindre et se lamenter sur son pauvre sort.
RC