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Agenda surchargé
23/02/2012 à 13h51
Bonjour
Besoin de conseils sur la gestion de l'agenda car je suis débordée, deux mois de rendez vous et plus de temps pour la prothèse ...
Avez vous une solution?
23/02/2012 à 14h27
comme dirait pascal steichen, le grand ami de notre profession, si tu as trop de monde c'est que tu n'es pas assez cher
23/02/2012 à 14h45
demenage ds un cabinet a 3 fauteuils, cree une selarl et prends 2 associes minoritaires.
23/02/2012 à 14h46
marion42 écrivait:
------------------
> Bonjour
>
> Besoin de conseils sur la gestion de l'agenda car je suis débordée, deux mois de
> rendez vous et plus de temps pour la prothèse ...
>
> Avez vous une solution?
peut être garder des plages dédiées à la prothèse, tout comme pour les urgences.
Ne pas essayer d'être l"le sauveur" savoir ou apprendre à dire non je ne peux pas???
un gros mot: trier:
Les spécialistes des rdv en urg bye bye,
les retardataires bye bye,
les mauvais payeurs bye bye etc.
essayer de proposer un plan de traitement global dès le début et poser des rdv longs. Si le patient ne veux que du "rafistolage" bye bye.
Mais chacun sa sensibilité.
23/02/2012 à 14h51
+ 1. durée moyenne de tes rendez vous ? Ça serait vraiment pas de bol que tous tes patients aient 1 soin à faire par tête de pipe !
23/02/2012 à 14h57
j'ai eu ce problème: 100 coups de tel/ jour, 2 mois de RV, tout le monde râlait, les patients, mon assistante, moi.
J'ai pris une décision radicale: répondeur non enregistreur qui dit : pas de nouveaux patients, appeler entre 9h et 11 h, plage horaire où j'ai ouvert un secretariat distinct de mon cab, et ne jamais prendre un coup de tel en dehors de cette plage. en qqs mois, le problème était résolu!
Bon courage, seule la première décision était difficile à prendre, aprés ça roule!
23/02/2012 à 17h32
marion42 écrivait:
------------------
> Avez vous une solution?
Il n'y a pas une solution...
il faut agir a beaucoup de niveau.
Ton agenda est le reflet de ton activité.
Il devrait être équilibré et rempli sur 2 a 3 semaines pas plus.
Ton cabinet peut être comparer à une chaîne de production.
1. Les patients y rentre par:
- le téléphone, en urgence, en consulte, adressé ou pas etc.....
2. Ils restent dans ton cabinet et en cours de traitement un certain temps qui dépend te ta capacité à résoudre leur problèmes dentaires
- Rapidité d’exécution, regroupement des actes, pas de séance inutile, pas de séances non prévu etc, travail avec assistante, planification des traitements dans le temps..Etc...
Si tu as trop de monde c'est que trop de patients rentrent dans ton cabinet, ou que tu n'es pas assez efficace pour résoudre leur problème durablement...
L’équation est assez simple finalement
C'est sur ces deux postes qu'il faut agir...
Cordialement
Olivier.
--
Dr Cingulum
-----Ancien interné----
----Attaché à l'apex----
http://www.clinic-all.fr/ formation par passion
23/02/2012 à 18h52
tarin écrivait:
---------------
> j'ai eu ce problème: 100 coups de tel/ jour, 2 mois de RV, tout le monde râlait,
> les patients, mon assistante, moi.
> J'ai pris une décision radicale: répondeur non enregistreur qui dit : pas de
> nouveaux patients, appeler entre 9h et 11 h, plage horaire où j'ai ouvert un
> secretariat distinct de mon cab, et ne jamais prendre un coup de tel en dehors
> de cette plage. en qqs mois, le problème était résolu!
> Bon courage, seule la première décision était difficile à prendre, aprés ça
> roule!
C'est une solution qui marche !
Avec une petite variante chez moi : on ne répond plus au appels. les patients doivent laisser un message avec Nom, Téléphone, but du Rdv. Et on rappelle plus tard.
1 on n'est plus dérangés pendant le travail : plus concentrés, efficaces et rapides
2 Cela donne un temps de réflexion pour mieux planifier l'agenda.
3 Cela permet de filtrer aussi : on élimine les poseurs de lapins.
23/02/2012 à 19h00
Olieve écrivait:
----------------
> les patients doivent laisser un message avec Nom, Téléphone, but du Rdv. Et on rappelle plus tard.
> 1 on n'est plus dérangés pendant le travail : plus concentrés, efficaces et rapides
> 2 Cela donne un temps de réflexion pour mieux planifier l'agenda.
> 3 Cela permet de filtrer aussi : on élimine les poseurs de lapins.
+1!
En place depuis plusieurs années. Efficacité redoutable.
Certains médicaux de mon patelin s'y sont mis également.
Décourage les non motivés et ceux qui veulent être servis tout de suite au mépris des autres (patients et soignants).
Permet un tri "positif": laisser la place au patient qui souhaite vraiment se faire soigner, plutôt que de prendre un gugus qui adore le lapin.
23/02/2012 à 19h01
tarin écrivait:
---------------
> j'ai eu ce problème: 100 coups de tel/ jour,
T’exagère pas un petit peu :-) ......
23/02/2012 à 19h57
tarin écrivait:
---------------
> j'ai eu ce problème: 100 coups de tel/ jour, 2 mois de RV, tout le monde râlait,
> les patients, mon assistante, moi.
> J'ai pris une décision radicale: répondeur non enregistreur qui dit : pas de
> nouveaux patients...................
en qqs mois, le problème était résolu!
Y'a un truc que je pige pas , si tu ne prends plus du tout de nouveaux patients, tu fais comment ? Tu auras quand même fait le tour de ceux que tu as actuellement plus ou moins rapidement ? Et après ?
Merci .
23/02/2012 à 19h57
100 coups de tel, ça ne fait qu'une douzaine par heure. Sachant que la moitié des dentistes dans un rayon de 15 bornes n'ont pas été remplacés à leur retraite, ça explique les 100 appels journaliers, d'autant que la plus grande station de ski du monde (La Plagne, 68.000 lits) est au dessus de ma tête, dépourvue du moindre C.D.
Donc j'ai dit la vérité CQFD! ;-)
23/02/2012 à 20h04
j'ai effectivement refusé tout nouveau patient (j'en avais plus de 6000), et au bout de 2 ans environ, quand j'avais retrouvé un rythme à moins de 20 patients / jours, j'ai simplement modifié l'annonce d'accueil, et j'ai accepté les nouveaux patients (j'étais à 35 / jours).
Il faut dire qu'il y a dans ma région 2 phénomènes : augmentation rapide de la population (dont bcp d'Anglais travaillant dans l'industrie du ski), et le non remplacement des CD de la région à leur départ à la retraite.
23/02/2012 à 21h16
1/ soit t'es dans le cas de tarin et ce sera pas simple et, de toutes façons, il a donné une solution qui me parait pas mal.
2/ soit t'es mal organisé(e), genre à donner plusieurs rdv à 1 seul patient, rdv qui suivent le plan de traitement: le 23 carie 21 et détartrage, le 30 carie 36, le 4 taille et provisoire de 36, le 11 empreinte, le 16 essayage..... et ce pour 1an si y'a beaucoup de boulot sur le patient.
Tu te bloques ainsi plusieurs heures de travail virtuel. Ensuite c'est pas tenable: si jamais tu as un imprévu sur ta 36 qui nécessite une endo faut TOUT revoir, si le patient manque un rdv pareil, le château de carte s’écroule.... donc on ne donne qu'1rdv à la fois, on y réalise ce qui était prévu depuis le rdv précédent sur son patient puis on programme LE rdv suivant, contenu, durée et coût pour le patient, on sait où on va et le patient aussi. De cette façon tu verras ton cahier se vider à 2 semaines voire 10 jours.
certes il va te falloir annuler tous les rdv virtuels pris sur les 2 mois à venir et tu vas avoir quelques soucis mais même si t'arrives qu'à te debarrasser de 50% tu auras de l'air et dans les mois qui suivent si tu appliques ce sera de plus en plus simple.
point positif: Mme Michu que tu aimes bien et que tu pouvais pas caser avant le moi de mai tu pourras la voir plus rapidement, elle sera contente et ça te rendra plus heureux(se). ;0)
--
"On a toujours le choix! Mais entre quoi et quoi?
Vas-y boulégue et l'avenir te le dira!"
24/02/2012 à 00h32
tarin écrivait:
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> j'ai effectivement refusé tout nouveau patient (j'en avais plus de 6000), et au
> bout de 2 ans environ, quand j'avais retrouvé un rythme à moins de 20 patients /
> jours, j'ai simplement modifié l'annonce d'accueil, et j'ai accepté les nouveaux
> patients (j'étais à 35 / jours).
> Il faut dire qu'il y a dans ma région 2 phénomènes : augmentation rapide de la
> population (dont bcp d'Anglais travaillant dans l'industrie du ski), et le non
> remplacement des CD de la région à leur départ à la retraite.
Ok .. ça me semblait bizarre , mais 6000 effectivement, tu avais de quoi voir venir .
Je retiens ta solution pour le téléphone car ici aussi ça devient intenable certains jours . Re merci .
24/02/2012 à 04h14
tarin écrivait:
---------------
> j'ai effectivement refusé tout nouveau patient (j'en avais plus de 6000), et au
> bout de 2 ans environ, quand j'avais retrouvé un rythme à moins de 20 patients /
> jours, j'ai simplement modifié l'annonce d'accueil, et j'ai accepté les nouveaux
> patients (j'étais à 35 / jours).
> Il faut dire qu'il y a dans ma région 2 phénomènes : augmentation rapide de la
> population (dont bcp d'Anglais travaillant dans l'industrie du ski), et le non
> remplacement des CD de la région à leur départ à la retraite.
20 patients par jours, ouf, juste de lire cela, je suis épuisé...
Il y a un implanto dans ton coin, j'aime le ski et les implants...
--
Céramik
24/02/2012 à 11h12
ceel écrivait:
--------------
> comme dirait pascal steichen, le grand ami de notre profession, si tu as trop de
> monde c'est que tu n'es pas assez cher
*********************************************
... et si tu n'as plus personne c'est que tu es devenu trop cher ou que tu es vraiment trop mauvais
24/02/2012 à 12h33
tu peux aussi laisser une 1/2 journée vide toutes les 1, 2 ou 3 semaines et tu la remplis avec les urgences, les rv à caser 2 ou 3 jours avant seulement
24/02/2012 à 13h21
1/Mettre sur ton agenda des plages couleurs de prothèse paro etc etc, d’autres pour les soins, d'autres pour les nouveaux patients.
Pour moi par exemple en dehors des urgences,pas plus de 5 nouveaux patients par semaine (ça peut être plus à toi de voir et de réguler en fonction de ton activité) mais pas plus que ce que tu as décidé.
2/Ne jamais donner plusieurs rvs d'avance, c'est vrai qu'au début c'est galère, mais après :Grand confort.
3/Les urgences tu as aussi des créneaux et pas plus, les autres TU NE PEUX PAS
On n epeut pas soigner la terre entière,si,on prendre un collaborateur, t'associer??????
EN tout cas moi ces solutions m'ont sorti de mes soucis où j'étais plein 3 mois à l'avance, mais je n'ai jamais eu 100 appels par jour !!
24/02/2012 à 13h40
Ok
Alors il y a probablement des deux car :
- 2 dentistes n'ont pas été remplacé dans le coin
- et effectivement je prévoi un nombre de rendez vous par patient que je donne à l'avance!
Mais comment on fait quand on peut revoir le patient avant 3 semaines? J'ai pas trop pigé le truc( qui me sauverais)
24/02/2012 à 13h49
Quel est le pb?
Tu as des couronnes provisoires qui tiennent?Une pulpite tu peux la calmer pour plusieurs semaines, etc etc des caries tu mets des IRM, en plan de traitement je revois mes patients à un mois ans aucun souci si ce sont des grands rendez vous.
Personnellement je sais toutes les semaines quel est le délai pour avoier des rvs en soins, donc je dis au patient il faut laisser agir le pansement tant de semaines, comme ça quand il va voir l'assistante pour son rv, c'est lui même qui dit il me faut un rv pas avant le....
J'avais oublié évidemment, il faut regrouper les actes le plus possible
Ne plus donner de rendez vous d'avance va te mettre dans une situation difficile pour les premiers mais tu verras la différence, et en plus tu pourras démarrer de nouveaux traitements plus vite, puisqu'à l'heure actuelle ton cahier est rempli artificiellement
marion42 écrivait:
------------------
> Ok
>
> Alors il y a probablement des deux car :
> - 2 dentistes n'ont pas été remplacé dans le coin
> - et effectivement je prévoi un nombre de rendez vous par patient que je donne à
> l'avance!
>
> Mais comment on fait quand on peut revoir le patient avant 3 semaines? J'ai pas
> trop pigé le truc( qui me sauverais)
24/02/2012 à 15h46
le ski c'est pas toute l'année! c'est vrai, mais il y aussi des autochtones, et puis une saison d'été, et des commerçants surbookés travaillant dans les stations , et qui se font soigner dans les intersaisons!
Jamais de saison creuse pour nous!