embaucher une 2ème assistante

Bonjour,

Dans mon secteur, en un an, nous avons "perdu" 4 praticiens ( départ à la retraite, transfert de cabinet...).
Je suis passée d'un délai de 3 semaines pour avoir un rdv ( hors urgence) à presque 2 mois et demi.
Pour réduire les délais, j'ai dû imposer des règles: je ne prends en urgence que les patients qui ont un dossier, un nouveau patient par jour... et malgré cela chaque journée est de plus en plus difficile pour mon assistante et pour moi même.
J'ai l'impression de subir mon boulot.
J'arrive le matin en me disant qu'est ce qui va arriver aujourd'hui?

Bref, il faut que je trouve des solutions car sinon moi aussi je risque de transférer mon cabinet loin...

J'ai pensé prendre une 2ème assistante, dans un 1er temps à mi-temps, qui pourrait s'occuper du secrétariat et faire la sté pendant que mon assistante m'aide au fauteuil.
Je poste ce sujet pour que les praticiens qui ont pris la décision de prendre une 2ème assistante me donne leur avis.

Mes principaux freins sont:
Je ne voudrais pas devoir travailler plus pour payer une 2ème personne.
Un salarié en France c'est galère si ça se passe mal.
Changer ma façon de faire ne risque-t-il pas de faire plus usine?

Si prendre une 2ème assistante ne vous semble pas judicieux, je suis aussi preneuse de toutes les bonnes idées pour arriver mieux à gérer l'afflux de patients.

Merci pour vos réponses.

Toto le Héros

29/08/2012 à 18h12

Le télésecrétariat peut, en le paramètrant correctement, libérer du temps à l'assistante déjà présente.

Je bosse seul depuis toujours ou presque mais je respire depuis que le téléphone ne sonne plus.

Merci pour votre réponse.

J'ai essayé le télésecrétariat pendant 2 mois et mon assistante m'a demandé d'arrêter car il fallait double agenda. Elle était obligé de noter les rdv sur notre agenda Julie et sur le leur et ça lui prenait du temps. De plus, il y a eu des couacs (oubli de transférer des rdvs sur l'un et l'autre des agendas).

Mes consignes n'ont pas été bien respectées car ce n'était pas toujours la même personne qui répondait au téléphone. Mon assistante a été obligée de rappeler des patients pour leur dire que malheureusement on leur avait donné rdv mais que non finalement on pouvait pas les prendre. Ca fait bien!!!
Même la personne responsable de cette boîte m'a confié que "avec les dentistes, c'est trop compliqué". Du coup , on a stoppé.

Toto le Héros

29/08/2012 à 18h32

Ok.
Je bosse avec Macdent, qui n'intègre pas non plus l'Agenda du télésecrétariat, malgré toutes leurs promesses depuis 3 ans...
Mais bon.

Je travaille avec PlusAgenda qui sont très rôdé aux dentistes. Un confrère m'avait donné leurs coordonnées et je n'ai pas eu de souci depuis. Je n'ai que 2 personnes qui répondent pour mon cabinet.
Perso je leur laisse la ligne en permanence mais je sais que d'autres ne leur donne la main que lors des grosses interventions, ou des jours de fermeture.

http://www.plusagenda.com/site/index.php

Toto le Héros

29/08/2012 à 18h36

Et non, je n'ai pas de parts dans la société, je paye mon abonnement chaque mois... :D

J'ai oublié de dire que je travaille à la campagne et les gens ont la mauvaise manie de se déplacer pour prendre rdv.
C'est super chiant.

De plus, j'en ai certains qui prenaient rdv avec le télésecrétariat et quand ils n'obtenaient pas ce qu'ils voulaient venaient au cabinet.

Au niveau du coût, vous vous y retrouvez?

Toto le Héros

29/08/2012 à 18h44

Par rapport à une assistante ?! Tu m'étonnes.

Entre 300 et 450 euros par mois, selon le nombre d'appels.

oui effectivement ça n'a rien à voir...

ptitrobot

29/08/2012 à 18h56

J'étais aussi installé à la campagne pendant 20 ans et j'ai travaillé pendant 10 ans avec deux assistantes: c'est assez fabuleux en terme de confort de travail ( surtout si tu fais un peu de chir/implanto) mais ce n'est pas vraiment rentable .. sauf si tu fais un très gros chiffre et que tu veux des frais, car en fait tu ne travaillera pas vraiment plus mais mieux.

Dans mon nouveau cabinet je n'ai pas repris deux assistantes, d'abord pcq je ne fais plus un chiffre qui me le permette mais aussi avec le recul je pense qu'en s'organisant mieux (choix de la patientèle, rdv + longs, etc..) on peut travailler très bien avec une seule.

Mais à l'époque j'étais installé depuis longtemps déjà sur place et je n'avais pas su (ou voulu) le faire malgré de multiples "formations de management" ....

C'est bien ce que je pensais.

Pour l'instant, je ne fais pas de chir/implanto et mon CA tourne autour de 230000.

Je vais privilégier les rdvs longs quitte à avoir beaucoup plus de délais...

Les patients râlent et nous harcèlent, du style "oui, je sais que vous avez beaucoup de travail Docteur mais je vais pas attendre 2 mois et demi avec ma dent cassée. Faites un effort"

Mon assistante perd du temps à expliquer que je n'ai que 2 mains et qu'il faut du temps pour soigner (et non 5 minutes comme ils le pensent).
Et que je ne suis pas responsable de la politique du numérus clausus.

A force, ils vont me faire fuir...

Toto le Héros

29/08/2012 à 19h16

Plus tu multiplies les RV longs, plus vite tu libèreras la place pour les nouveaux... Ca prend 2-3 mois max.

ptitrobot

29/08/2012 à 19h19

je pense que c'est la bonne décision.
230000 c'est un très bon chiffre si tu gères bien les frais et puis cela t'évites de tomber dans la spirale infernale des gros cabinets où l'on passe son temps à faire du fric pour payer les cotiations et autres ..

ptitrobot

29/08/2012 à 19h19

Toto le Héros écrivait:
-----------------------
> Plus tu multiplies les RV longs, plus vite tu libèreras la place pour les
> nouveaux... Ca prend 2-3 mois max.

+1

Tillc

29/08/2012 à 19h34

Excusez moi mais 230K par an c'est pas "pas mal" . C'est en dessous de la moyenne nationale que je trouve elle meme relativement basse .
A 230 000 tu fais soit beaucoup trop de soins soit tu bosses pas assez de jour . Ce qui peut expliquer ta fatigue et/ou le faible rendement.
Si tu prends un nouvelle assistante c'est pour bosser sur 2 fauteuils avec au moins 50h par semaine de présence effective . Sinon ca vaut pas la peine.

avec 230000 euros de CA, j'ai 90000 euros de bénéfice, ce qui me va très bien.

Je travaille 3 jours et demi et ne souhaite pas travailler plus ayant des enfants en bas âge.

Je voudrais seulement garder tout ça... mais la démographie dans mon secteur fait que ce n'est pas simple.

rs4

29/08/2012 à 20h30

Tillc écrivait:
---------------
> Excusez moi mais 230K par an c'est pas "pas mal" . C'est en dessous de la
> moyenne nationale que je trouve elle meme relativement basse .
> A 230 000 tu fais soit beaucoup trop de soins soit tu bosses pas assez de jour .
> Ce qui peut expliquer ta fatigue et/ou le faible rendement.
> Si tu prends un nouvelle assistante c'est pour bosser sur 2 fauteuils avec au
> moins 50h par semaine de présence effective . Sinon ca vaut pas la peine.

excuse moi mais la moyenne est bien en dessous de ce que tu dis

elle est de 180000 euros de CA

Patatrasse

29/08/2012 à 20h40

c'est beau comme bénéfice, en règle générale,il faut faire 300 000 euros pour se garder 90 000.
Ton ratio CA/Bénéfice est très bon,par contre je pense que sur 3 jours et demi tu devrais être un poil plus rentable.
Calcul simple: tu travailles 30h par semaine sur 45 semaines par an ( (7 semaines de vacances ,c'est pas mal ,non ?)ce qui fait 1350 heures travaillées.La rentabilité horaire pour un cabinet avec assistante doit être entre 200 et 250 euros de l'heure dans une fourchette normale ,voir basse (sans implanto ni trop de HN).
Ton CA pourrait donc être entre 270 000 euros et 337000 euros,si tu augmentes tes rendez vous longs ( moins de temps perdu à recevoir,changer de plateau et raccompagner 20 patients par jour)et en plus ton agenda sera plus aéré avec un créneau ou 2 pour les urgences chaque jour.



A toi de jouer.....

Ça te fera 15000 euros de moins en frais de coaching- Ben quoi ,c'est le tarif non ?

merci pour vos réponses.

Pour Patatrasse, je suis déjà à la FSDL, c'est pas compris dans l'adhésion le coaching?

Pourquoi pas une collaboration,vu que le fauteuil est libre pas mal de temps?

Patatrasse

30/08/2012 à 10h44

desmodontite écrivait:
----------------------
> merci pour vos réponses.
>
> Pour Patatrasse, je suis déjà à la FSDL, c'est pas compris dans l'adhésion le
> coaching?
>

Bien sûr que c'est compris,la preuve !
De toute façon ton adhésion prouve que tu ne peux que réussir dans la vie,tu as la bonne mentalité ;o)

TTDAM

01/09/2012 à 03h31

"Bien sûr que c'est compris,la preuve ! "

Cela prouve que les membres de la FSDL ont des petits CA, et en sont contents :-))

Une 2ème AD ne te servira que si tu veux augmenter ton CA, en répartissant le travail:
délégation des tâches pour te libérer du temps fauteuil.
Si tu ne veux pas Wer plus, aucun intérêt.

--
TTDAM

Fred

01/09/2012 à 12h26

Effectivement pourquoi pas un collaborateur?
Ca te permettrait de souffler, et de pouvoir t'organiser mieux.
Personnellement, ça fait 20 ans que j'ai deux assistantes, et je trouve que ce n'est que du bonheur !!!!
D'ailleurs les deux ne chôment pas dans la journée.
En implanto ça me semble indispensable, mais même en dehors, ça nous permet de limiter tous les temps "hors fauteuil", et d'être beaucoup lus efficaces.
En plus le patient est toujours pris en charge correctement, même après son rendez-vous.

dentissimo

01/09/2012 à 20h16

- Travailler sur deux fauteuil
- Travailler avec deux assistantes voir mieux, 3 à temps partiel (plus souple)
- Augmenter ton temps de travail par patient.
- Pas une endo sans couronne signée et avec acompte car le délabrement de la dent se soigne par une Couronne et donc il est nécessaire de faire une endo (et pas l'inverse)...en général!
- Augmenter tes prix de 10 % dans les tranches de devis pour lesquelles ton taux d'acceptation de devis est supérieur à 90 %