Gestion du temps assistante

Bonjour

Je suis confronté à quelques difficultés de gestion de l'emploi du temps de mon assistante et je souhaiterais que vous puissiez me dire comment se répartit( en pourcentage de temps) la journée de votre assistante entre
- stérilisation (système automatisé ou pas)
- gestion des rdvs, téléphone, papiers, devis, encaisses...
- assistance au fauteuil
- autres tâches diverses (commandes par exemple)

En complément:emploi du temps de 35 heures/semaine sur 4 jours.

Merci beaucoup, cela devrait m'aider à gérer quelques divergences de point de vue.

Giantcoco

19/06/2014 à 12h02

Elle fait tout ça!!

c'est humainement difficile peut être revoir a la baisse la charge de travail en diminuant la part administrative. Il me semble impossible de définir un temps a passer par jour a chaque poste ne serais ce que le téléphone qui est très variable.

Difficile d'attribuer un temps pour la part administrative et le téléphone, c'est variable selon les jours.
Je travaille 4 jours par semaine :

lundi-mardi-vendredi : RV de 8h30 à 13h30 et de 14h30 à 19h30 voire plus.
jeudi : RV de 8h30 à 17h30 non stop
J'arrive à 7h30 pour la mise en place de la salle de soins et la stérilisation. Si je n'ai pas été trop dérangée, en général, je lance l'autoclave entre 8h45 et 9h.
Ensuite, je jongle entre l'accueil, le téléphone et le fauteuil.
13h30 : je range les instruments stérilisés le matin, lance une autre stérilisation, prépare la salle de soins et mange rapidou en gérant les messages laissés si j'ai loupé des appels lors de l'assistanat au fauteuil et tape les courriers si besoin, paye les factures.
Ensuite, je jongle entre l'accueil, le téléphone et le fauteuil et le rangement des instruments stérilisés. Si je prends quelques choses dans le stock, je le note au fur et à mesure, ça prend 30 sec, il suffit d'être organisée.

Ensuite, je fais le point sur le stock, une fois par semaine, les remises en banque le vendredi. Le ménage, le samedi ou le dimanche suivant mon planning perso et idem pour la compta.

Je perçois la prime de secrétariat, pas d'heures supp de payées mais des jours de vacances en plus pour compenser le rythme infernal.

Sethef

19/06/2014 à 12h41

Dépend de l'activité.
Chez moi: on fait 28h fauteuil. Elle arrive 30 min plus tôt le matin pour ouvrir et tout mettre en place, termine 30 min après le dernier pour mettre le matos dans le thermo désinfecteur.
Tâches administratives et schémas dentaires sur l'ordi du bureau pendant que je suis au fauteuil pour les détartrages.
Sinon 4 mains systématique.

3h en fin de semaine pour gestion des commandes et nettoyage à fond des tiroirs.
Elle est à 35h, 8 semaines de vacances.

Le téléphone est géré par la secrétaire de la SCM.

clarafon écrivait:
------------------
[...]
> - stérilisation (système automatisé ou pas)
> - gestion des rdvs, téléphone, papiers, devis, encaisses...
> - assistance au fauteuil
> - autres tâches diverses (commandes par exemple)
>
> En complément:emploi du temps de 35 heures/semaine sur 4 jours.
>
[...]

Je fais la même chose, mais en 4 jours 1/2.
Mon CD est présent Lundi, Mardi, Mercredi, Vendredi (cabinet ouvert 9h/12 - 14h/19h); et moi j'y suis aussi (seule) le jeudi matin, comme ça je peux gérer toutes les "petites bricoles".
Peut-être devriez-vous envisager quelquechose dans ce style, pour lui permettre de faire de l'administratif (et autres rangements ...) sans personne au fauteuil ...

Bon courage.

En fait mon assistante ne fait aucune tâche administrative puisque j'ai une autre assistante qui le fait.
Plus j'avance dans le temps plus elle est débordée, ne s'en sort pas jusqu'à l'autre matin ou elle m'a dit qu'elle n'avait pas eu le temps de faire la sté la veille. Je travaille avec des longs rdvs et je vois environ 12 patients par jour (plus si j'ai des points ou une urgence par exemple).
Je ne travaille pas systématiquement à quatre mains, elle a un créneau de 1 heure le jeudi soir où je suis absent.

Je ne comprends pas......

En effet, curieux ....

Peut être un problème d'organisation : prévoir une formation ?
Fait-elle exactement les mêmes horaires que toi ? Sinon, prévoir (environ) 1/2 h en fin de matinée et 1/2 h en fin d'après midi pour s'occuper de la sté ...

clarafon écrivait:
------------------
> En fait mon assistante ne fait aucune tâche administrative puisque j'ai une
> autre assistante qui le fait.
> Plus j'avance dans le temps plus elle est débordée, ne s'en sort pas jusqu'à
> l'autre matin ou elle m'a dit qu'elle n'avait pas eu le temps de faire la sté la
> veille. Je travaille avec des longs rdvs et je vois environ 12 patients par jour
> (plus si j'ai des points ou une urgence par exemple).
> Je ne travaille pas systématiquement à quatre mains, elle a un créneau de 1
> heure le jeudi soir où je suis absent.
>
> Je ne comprends pas......

c'est quoi le travail exact de l'autre assistante???????????

C'est en fait une assistante qualifiée, pour pouvoir le cas échéant (absence de l'assistante fauteuil) faire de la sté et travailler au fauteuil (mais ce n'est pas du tout son truc), elle gère tout ce qui est administratif, planning, téléphone, compta,ccam!!!
En réalité c'est mon épouse.

clarafon écrivait:
------------------
> C'est en fait une assistante qualifiée, pour pouvoir le cas échéant (absence de
> l'assistante fauteuil) faire de la sté et travailler au fauteuil (mais ce n'est
> pas du tout son truc), elle gère tout ce qui est administratif, planning,
> téléphone, compta,ccam!!!
> En réalité c'est mon épouse.

tu es dans une situation de rêve et tu ne le sais pas
ton épouse ,en civil ,pour les plans de traitement-les devis -les rdv-les € - commandes(liste à lui faire);en fait tout le "hors clinique",en plus en toute confiance concernant les €
ton assistante ,en tenue technique, qui s'occupe QUE du "tout clinique" et rien que ça.
évolution idéale ; 2 pièces de soins parfaitement identiques-tubs-protocoles écrits etc.. et sté au milieu et tu travailles sur les 2 fauteuils avec un planning organisé par ton épouse pour des actes alternés ou pas 2/4 mains.si 2 mains suffisantes ton assistante clinique te prépare l'autre fauteuil pour un grand rdv 4 mains et pendant le soin 2 mains elle fait de la sté.
dans le temps hervé buisson de chartres faisait des séminaires d'ergonomie avec son épouse, actuellement tu peux avoir binhas pour une formation adaptée.
en plus avec 2 personnes qui ne sont pas en concurrence de poste tu n'auras pas de conflit ou très peu.

ça fait rêver !

Merci pour vos réponses, je voulais avant que l'on se réunisse, avoir des éléments de réflexion.

sinon, même si tu as peu de rdv quotidiennement, es tu obligé de faire une sté tous les jours?
ou tu as beaucoup de jeu d'instruments?